先说去年的618，我到现在想起来还觉得丢人。
618我是怎么崩的
去年618公司搞了一波大促采购，光拼多多就下了四百多单。我当时没当回事，想着票嘛，慢慢开。就是这句话害了我。
大促结束我先忙发货对账，发票的事扔到一边。等我想起来，已经是7月中旬。四百多单要申请开票，我手工一单一单去点，点了两天，才点完三分之一。更要命的是联系商家，大促期间商家客服忙得回不过来，有几个小店干脆关店了，票彻底没戏。
那段时间财务每天在群里问进度，我只能回"快了快了"。手机里存了三十多个商家客服的微信，挨个问"票开了吗"，回消息的不到一半。有几家说开好了，发过来抬头还是错的，又返工重开。光是跟商家拉扯就花掉整整一周。最后拖到7月底，还剩几十张没着落。公司因为这个开了个会，主题是"采购流程要改进"，说的就是我。
双11单量更大，崩得更惨
618四百单我都能崩，双11的采购量只多不少。我算过，去年双11我们下了七百多单，是618的近一倍。
如果我还按去年的方式处理，结果可以预见：每天手工点单，月底被追着要票，商家掉链子，财务发火。而且双11后面紧跟着年尾，12月的对账、年结全堆在一起，到时候就是叠buff。
所以今年我学乖了，双11之前先把发票体系搭好，具体就三件事。
第一件：把批量开票工具跑通
我不是今年才知道有批量开票工具，去年就知道，但总觉得"手工也能搞定"，一直没装。618崩完之后我才明白，手工点单这个事，单量一上百就完蛋。
现在我用多多开票助手，勾选订单，批量申请，一次发几十张，提交流程是自动走的，不用我一张一张点确认。"跑通"的意思是，你至少在大促前用它真实处理过一两次开票，别等到双11当天第一次用，手忙脚乱。我从8月初开始，每周的发票都用它处理，现在闭着眼都能操作。
第二件：发票抬头模板预设好
这个事看着小，坑起来要命。去年我有二十多张票抬头填错了，公司全称少写了"有限公司"几个字，财务全部退回重开。一张票重开来回要一周，二十张就是一个半月。
抬头这种东西，手打必出错，复制粘贴也有粘错的时候。我现在的做法是提前把抬头、税号存在插件里，申请开票时直接带出来，不改不碰。预设一次，以后每张票都是对的。
这个动作五分钟就做完了，我去年却为它交了一个半月的学费。
第三件：每周处理发票，养成习惯
前两件是工具层面的，第三件是习惯层面的，我认为最难。
我的习惯是每周五下午，雷打不动四十分钟：打开发票状态面板，看这周申请的票开了没有；开好的批量下载归档；超过五天没开的，单独催一下商家；顺手把新到货的订单导出留底。
一周四十分钟，双11之前有十几个星期，这个习惯早就长在身体里了。等双11那周单量爆掉，我每天只需要多花十几分钟处理新增的，不会像去年那样攒一个月一起死。 顺带说一句，去年我连发票状态面板都没有，全靠心里默数今天催了谁。现在回头看，这个面板看起来不起眼，但它解决的是最磨人的问题：你不用记得每一张票的进度，它替你记着。
现在花半天，11月省三天
这三件事加起来要花多少时间？我实际算过：装插件加跑通流程，一下午；预设抬头，五分钟；习惯养成靠的是每周那四十分钟，这些时间本来也要花。
换来的是什么？去年11月我花在发票上的时间，前后加起来至少三天三夜，还搭上睡眠和心情。今年按目前的节奏，双11的单我预计三到四天就能全部处理完，而且是每天分散着来的，不是月底突击。
半天换三天，这个账谁都会算。不是夸张，是我拿去年真金白银的教训对比出来的。
最后说一句，如果你也是干采购的，双11之前别光顾着备货。发票这套东西提前搭好，等单量上来了，你就知道我为什么反复提这件事。
常见问题
双11期间的发票什么时候申请最合适？
我的做法是货到就申请，不攒。大促期间商家开票本来就慢，你攒得越久，年底前拿到票的概率越小。
大促期间商家集体拖延开票怎么办？
先批量申请占住位置，再按金额排优先级，大的单独催。发票状态面板上能看到哪些单申请了没开，不用挨个问商家。
抬头预设会影响不同开票主体吗？
你有几个公司抬头就可以预设几套，申请时选对应那套就行。重点是别临时手输，手输就是返工的开始。
现在准备还来得及吗？
来得及。双11还有三个月，跑通工具加养成习惯，两个星期就够。怕的是拖到11月才开始，那才是真的来不及。