拼多多采购发票交给财务之前，花两分钟先自查这四样东西，省得被退回来重搞

为什么发票老是被财务退回来

做过采购的人都有这种经历——辛辛苦苦开完了发票、做好了台账、发给了财务，财务回了一句"这张不对"。不是全不对，是某一张不对。就这一张票的问题，你需要把整份台账拿回来改、把那张票重新开、重新提交。来回一折腾，半天没了。

财务不是故意为难你。他检查发票比你仔细得多——他要拿发票去对账、去报税、去入系统。任何一个细节不对，他的工作就没法往下走。你怪他挑剔，他怪你不检查。其实两个人都没错——你需要在一个"财务能挑出毛病之前"先自己挑一遍。

自查第一样：抬头——公司名和税号一个字不能错

这是被退回来最多的原因。公司名多个字少个字、税号18位错了一位、抬头用了旧版（公司已经更名或换税号了）。

自查方法：打开发票PDF，看抬头栏的公司全称——跟你手里最新的税务登记信息逐字比对。别凭记忆，打开国家企业信用信息公示系统查一下公司现在的准确名称和税号。数电票时代有强校验——抬头错了系统直接拦截。但旧版电子发票可能没校验，开出来抬头是错的。所以你收到票之后自己确认一遍，别等财务检查的时候才发现。

如果发现抬头错了——联系商家作废重开。别想着"差一点财务应该能通融"。通融不了。作废重开是唯一解法。

自查第二样：金额——发票金额和订单实付金额对得上吗

差距常见三种情况：优惠券导致发票金额小于原价——发票开的是优惠后实付额，正常。部分退款导致金额不一致——发票金额扣掉了退款部分，也正常。但你要在台账里备注原因。第三种是你录入错误——看串行把另一个订单的金额填到这张发票上了。这种纯粗心，但财务一眼就能看出来。

自查方法：打开发票，看金额栏。打开台账对应订单，看实付金额。两个数字对得上——过。对不上——找原因。有原因的备注原因，没原因的就是录入错误，改台账。

自查第三样：发票号——台账里的发票号和PDF发票号是不是同一个

这是最容易犯的低级错误。你从发票助手复制发票号的时候多复制了一个空格、看错了最后一位数字、两张发票的发票号在台账里写反了。

自查方法：不用每张都对，抽查——台账里随机挑五张大额发票，打开对应的发票PDF，对照发票号是否一致。如果抽查五张都对了，大概率其他也是对的。如果抽到一张错了——全查一遍。

自查第四样：发票状态——票有没有被冲红

前面341专门讲过冲红的问题。交财务之前，大额发票去发票查验平台查一下状态——确认有效。不用每张都查，单笔500以上的查一遍。查完了在台账里打钩标记"已查验"。

被冲红的票交到财务手上，财务一验发现无效，对你的信任会打折。"你怎么把作废的票都交上来了"——你会很尴尬。避开这个尴尬的方式就是自己先查一遍。

自查流程汇总

月底整理完台账准备发给财务之前，坐下来花十分钟：抬头——抽查五张确认公司名和税号准确。金额——随机选五张，对发票金额和台账金额。发票号——同上。状态——500以上的发票全部去查验平台确认未被冲红。

十分钟做完，台账发给财务。以前被退回来的概率如果是30%，做完自查之后大概降到5%以下。财务收到一份"他自己不用再验一遍"的台账——他对你的印象会变。不是变好，是变"省心"。跟财务打交道的最高境界就是让他觉得跟你对接是省心的。