拼多多采购用多多开票助手做年终总结——数据从哪来到怎么呈现

写年终总结这件事，我以前是硬写的。翻翻微信账单，回忆回忆，写个"今年采购金额大概两百万""供应商应该有三四十家"。数字全是"大概"和"应该"，写的时候自己都心虚，交上去最怕领导追问一句：这个数怎么来的？

去年不一样了。去年我用了整整一年的多多开票助手，所有订单都在里面，年底导出，用透视表一汇总，数字全是实的。这篇把我去年是怎么做的写出来，给同样发愁年终总结的采购一个参考。

数据从哪来：全年订单一次性导出

步骤很简单。打开插件面板，时间范围选1月1日到12月31日，点一键加载全部订单。数据量大的号，页面会提示加载更多，多点几次，把全年订单全部拉下来。

拉完点导出CSV，一份全年订单明细就到手了。字段有34个，订单号、下单时间、店铺名称、商品名称、金额、发票状态这些全在。这一步是整个总结的地基，数据干净，后面怎么算都对。

我去年导出的时候订单是一千三百多行，加载加导出加起来不到十分钟。换以前手工整理，光从各个Excel里翻出来就得一天。

能拉出哪些数：五个关键指标

数据到手之后，我算了五个数，正好对应年终总结最常被问的五个问题。

采购总额。金额这一列求和就行。这个数是全年采购的底盘，写总结第一屏就要放。

月均单量。总订单数除以12，简单除法，但比单写一个总量更有说服力。我去年1273单，月均106单，这个数一出来，采购强度一眼就清楚。

品类分布。商品名称字段里都有品类信息，我用关键词给商品分了组：包装耗材、办公用品、生产辅料、样品这几类，按组求和，各占多少比例一目了然。

供应商TOP10。按店铺名称汇总金额，排序取前十。这个数最实用，能直接看出采购集中度。我去年TOP5供应商占了总采购额的62%，这个数字写进总结里，比说一百句"我们供应商太集中"都管用。

发票开具率。发票状态是已开票的订单数除以总订单数。我去年是87%，剩下的13%就是今年要补的缺口，正好接上下年计划。

怎么呈现：Excel透视表，半小时出图

我不会什么高级的数据分析工具，Excel透视表就够了。打开导出的CSV，全选数据，插入透视表，剩下的就是拖字段的事。

按月看走势，行放"下单时间"，值放"金额"求和，一个月度采购走势表就出来了。加个柱状图，哪几个月高、哪几个月低，一目了然。

看供应商，行放"店铺名称"，值放"金额"求和，排序取前10，就是供应商排名。加个条形图，谁多谁少不用解释。

品类分布更简单，行放品类分组，值求和，用饼图一画，比例直接写脸上。整套下来，从导出数据到图表做完，我一个下午就搞定了，大头时间花在想结构上，不是花在整理数据上。

年终总结的三段式结构

数据备齐了，总结的骨架我用了三块：数据总览、问题分析、明年计划。

数据总览就是上面那些数，总额、总单量、月均、品类占比、供应商排名，配上图表，占总结的前半部分。这部分是事实，不用修饰，放上去就行。

问题分析要从数据里挑毛病。我去年分析出来三件事：一是TOP5供应商占比62%，集中度偏高，有一家出了供应问题影响特别大；二是发票开具率87%，还有一成的采购拿不到票，财务那边账上有缺口；三是第二季度采购额明显低于其他季度，当时赶上项目空窗期，这个规律以后安排采购节奏能用上。

明年计划是问题的答案。供应商集中度高，明年新增两家备选供应商，分散风险；发票缺口，专门列了一个补票清单，逐家跟进；季度波动，按去年规律错峰安排大宗采购。

这三块连起来，领导看到的不再是"我今年很努力"，而是"我今年干了什么、有什么问题、明年怎么改"。有数据撑着，说服力完全不是一个级别。

连续数据的价值，第二年才真正体会到

今年我手里同时有去年和今年的两套数据，对比着看，去年总结里写的计划，哪条做成了哪条没做成，一笔一笔都对得上。写总结的时候根本不用回忆，拉数据就行。

我去年总结最后写了一句：全年采购总额186.4万，其中137.9万拿到了发票。这两个数不是我编的，是导出、汇总、求和出来的，每个数背后都有一行一行的订单记录。领导看完说了一句：这个总结写实了。

给也要写总结的采购同行一句实话

数据这东西，攒一年是个宝。平时每次下单花十秒在插件里让数据落下来，年底就能省出整整两三天，还比回忆靠谱得多。工具本身免费版就能导出CSV，官网duoduoke.net下载就行。明年这个时候，你手里也有全年的数据了。