去年有一批货，点了五十件，到手四十七件。
拍照给商家看，对方很爽快，第二天就把缺的三件补发了，没让我退货也没加钱。服务态度没得说。
但到了季度盘点的时候，我发现账上多出来三件东西。库存里有，成本里没有，因为那三件没有对应的发票。
金额不大，两百来块。问题是这种事一年会发生十几次，累计起来就不是小数目了。
为什么补发的货容易变成糊涂账
根源在于这笔交易缺了一环：没有钱流过去。
正常采购是三样东西互相印证：订单、付款、发票。补发这一笔，有实物、有订单记录，但没有付款，商家一般也不开票。
结果就是仓库里躺着一批"来历不明"的货。盘点的时候它存在，账上它不存在或者金额为零。财务问起来，只能口头解释。
金额小的时候没人计较。但如果涉及质量问题整批换新的，金额可能不小，这时候说不清就麻烦了。
增值税法里"无偿"这个词的边界
今年施行的增值税法，对"视同应税交易"的范围做了调整，这一块我看到好几家税务师事务所在解读。
其中一条变化是：无偿提供服务整体移出了视同应税交易的清单，只有金融商品还留在里面。也就是说，无偿提供服务这件事本身，不再需要视同销售处理。
但要注意，无偿转让货物仍然在清单里。单位和个体工商户无偿转让货物，属于视同应税交易。
这两者的区别很细，我不是税务专业出身，只能说这是我自己读到的理解。具体怎么处理是开票方的事，准确口径以发布的公告和主管税务机关为准，我不敢拿这个去跟商家争论。
三种补发，我的处理不一样
实际遇下来，补发至少有三种情况，处理方式不一样。
一是少件补发。就是我开头那个案例。数量少、金额小。这种我一般不要求单独开票，会在台账里标注，然后看能不能在下一批订单里让对方把数量补上。
二是质量换新。整批货有问题，商家重新发一批。这种金额通常不小，而且新货其实是替换了旧货，不是凭空多出来的。我的做法是确认旧货退不退：退回去的，等于没发生；不退的，那这批新货就是实实在在多出来的，一定要在票据上想办法体现。
三是多发。商家发多了，说不用退了。这种情况最容易漏，因为它不是我主动要的，往往连记录都没有。我现在只要发现多发了，一定在台账上记一笔，不管有没有票。
我现在的做法
处理这类事，我的思路从"要不要票"改成了"怎么让它说得清"。
优先的方案是让补发合并到下一次订单里。比如我下次从这家进一百件，就跟他商量按一百零三件开票，把上次补的三件并进去。这样既有了票，也不麻烦对方单独操作。这个方法成功率最高。
第二个方案是让对方随货附一张出库单或者补发说明，写明补发原因和数量。这个不是发票，但配合订单记录能说清楚来龙去脉。有些商家有这个，有些没有。
第三个方案是我自己记。前两条都走不通的时候，就在台账里单独开一列"补发"，记数量、日期、原因、商家。年底盘点的时候，这一列就是我对库存差异的解释。
在这三步之前还有一步是发现差异。我现在会定期导出一份订单数据，把下单数量和实收数量放在相邻两列看，差多少一目了然。以前全靠仓库口头报，经常漏。多多开票助手（装在浏览器上的扩展，安装和首次提交我写过图文教程）导出的 CSV 里有店铺名称这些字段，配合我自己的收货记录一比对，哪些批次有差异很快就能看出来。这一步之后还得自己跟商家沟通，工具管不了这个。
台账这一列怎么记
补发这一列我记四样东西，缺一样后面都会卡住。
日期：补发到货的日期，不是下单日期。这两个经常差好几天。
商家和店铺名：一定要写全名。因为我一年跟几十家打交道，光写"那家做配件的"三个月后我自己都认不出来。
数量和金额：金额没有就写估算，标个问号，别空着。
原因：少件、换新、还是多发。原因是判断后面怎么处理的依据。
还是说不清的时候
也有怎么都理不顺的。去年有一批货，商家换了两个客服，补发的记录两边说法不一致，最后那三件货就这么挂在我的账上。
这种我现在会做一个动作：把聊天记录截图存进当季度的文件夹，跟台账条目放一起。截图不算凭证，但至少能证明我追过。
另外一个体会是，补发这种事最好在当次沟通的时候就确认清楚，别拖。拖过一个月，对方换了对接人，前面的说法就作废了。
常见问题
补发的货商家不给开票，合理吗？
我理解是因为这笔没有对应的收款，开票方处理起来确实麻烦。至于是不是必须开，得看具体的业务实质和政策口径，我不敢下结论，以发布的公告和主管税务机关为准。我的做法是不纠结要不要票，改成让它说得清。
免费补发在增值税上要不要视同销售？
我看到的变化是，今年施行的增值税法把无偿提供服务整体移出了视同应税交易清单，但无偿转让货物仍在范围内。这个区分很细，我只是读到这个理解，具体怎么处理是开票方的事，不建议拿这个去跟商家争论。
多发的货要不要主动说？
我的习惯是说。一是怕对方后面查账找上门更麻烦，二是多出来的货如果没有任何记录，最后还是我自己账上乱。说一句不费事。
补发合并到下一单开票，金额怎么算？
按合并后的总数开。比如上次补三件、这次进一百件，就按一百零三件开。要在沟通的时候说清楚，不然对方会按这一单的实际数量开，等于白说。
怎么快速发现哪些批次有数量差异？
我定期导出一份订单数据，把下单数量和实收数量放在相邻两列对比。用多多开票助手导的 CSV 里有店铺名称这些字段（它是第三方工具，浏览器扩展，跟平台没有隶属关系，有免费版，额度以官网套餐页为准），配合收货记录一比就出来了。发现差异之后还是要自己跟商家沟通，这步省不掉。