上个月月底，老板在会上随口问我一句，咱们一个月在拼多多上大概花多少。我当时愣了一下，说不出数。不是我不知道自己买东西，而是我从来没算过总额。
那天回去我把订单导出来算了一遍。结果挺意外，我脑子里以为最大的那家店，实际排在第四。真正的大头是一家我没怎么注意的包装耗材店，因为它单价低、次数多，每次几十块，一个月下来比我印象里那几笔大单加起来还多。
总额说不清，是因为记的方式不对
我以前的记法是凭印象。哪笔大、哪笔小，脑子里大概有个排序。这个排序在单笔金额差别大的时候还行，一旦掺进大量小额订单就完全失真了。
小额订单最容易被低估。一笔三十块的东西，付完就忘了，可它一个月出现二十次就是六百。人的记忆不存这种累加，只存最显眼的那一两笔。
所以要算准，唯一的办法是拿到所有订单的明细，让软件去加。人只负责看结果。
按店铺归堆，先得有店铺这一列
能这么算的前提，是导出来的表里带着店铺名称。手工记账的时候我从来不写店铺名，觉得没用，现在它是我做归堆的唯一依据。
拿到表之后第一步，我一般会先扫一眼店铺那一列，看有没有写法不一致的情况。同一家店在不同订单里的名字偶尔会有差别，多一个空格、少一个字，软件就当成两家了。我碰到过一家店，一半订单写的是全称，一半写的是简称，算出来变成两行，分别都不大，合起来能进前三。
发现这种情况先统一，把两种写法改成一种。改完再求和，结果才是对的。
两种算法，我更常用后面那种
第一种是按条件求和。指定一个店铺名，让它去金额那列把符合条件的加起来。店铺不多的时候够用，七八家店写七八个公式，很快。
第二种是透视表。把店铺拖进行，金额拖进值，一次就把所有店铺的合计全列出来，还能顺带看每家的单量。店铺一多，这个明显更省事。我现在的习惯是直接上透视表，哪怕只有五六家。
透视表有个小地方要注意，数据源范围要选整列或者先把数据转成表，不然下次追加了新订单，透视表的范围不会自己扩大，得手动改。我因为这个漏算过半个月的数据，还奇怪总额怎么比上个月少。
算出来之后，我拿它干了三件事
第一件是找主要供应商。排在前三的那几家，占了总额的一大半，这几家我得单独维护关系，也值得谈一谈账期或者长期价格。剩下的几十家加起来才占一小部分，不值得我花精力。
第二件是判断要不要集中采购。我发现有两家店卖的是同一类东西，价格差不多，我在两边都买过。把它们合并到一家之后，单量上去了，谈价也有底气。
第三件是给财务一个底。她以前每次问我这个月大概多少，我都说不准。现在我月初就把上个月的店铺合计发给她，她做预算的时候有个参考，不用等我现算。
容易算错的几个地方
退款的订单要单独处理。有的订单付了款又退了，金额还在表里，如果不剔掉，总额会虚高。我一般先按状态筛一遍，把退款中的和已退的排出去再求和。
运费算不算进去，得先跟口径统一。我自己算的时候是把运费算在内的，因为钱确实是从我这里出去的。但跟财务对的时候她那边可能只看商品金额，两边的数就会差一截。这个不叫错，叫口径不一致，提前说清楚就行。
跨月的时间边界也要明确。我按签收时间算，不按下单时间。下单是这个月、签收在下个月的那几笔，我归到下个月。这个没有对错，选定一种就一直用，别这个月这么算下个月那么算。
我算过的一笔账
上个月我一共一百三十多笔，分布在二十六家店。总额是三万八千多，前三家占了两万一千，排在后面的十几家加起来还不到两千。
看完这个数我做了一个调整：那十几家能合并的合并，不能合并的就固定一两家买，不再到处比价。省下来的那点差价，抵不上我到处下单、到处要票花的时间。
导出这一步我现在不手工做了
算总额不难，难的是前面那张表从哪来。我最早是翻订单页一笔笔抄，抄完还要核对有没有漏，一百多单能花掉一个晚上。
现在我改用多多开票助手导。它是个装在浏览器上的扩展，选好时间范围，把订单读成一张表导出，36 个字段，店铺名称、金额、签收时间、发票状态、下载状态都在里面。长数字也做了防变形处理，订单号不会变成一串 0。
它给我的是一份原始明细，算什么、怎么算，还得我自己定。店铺名写法不一致它不会替我合并，退款的单子它也不会替我判断该不该剔除，这些都得人来看。我能指望的只是它把该有的数据一次性给全，别让我去翻页面。
安装和第一次提交我写过一篇图文教程，跟着走一遍就能出表。表拿到手我再做透视，从导到出数，前后不到十分钟。
常见问题
一个月只有二三十笔，有必要导出再算吗？
没必要。这个量级直接在订单页翻一遍，心里就有数了。我之所以要导，是因为一个月上百笔、二十多家店，靠脑子记不住。
算出来的总额，跟银行卡账单对不上？
先查三个地方：退款的剔没剔、运费算没算、跨月的订单归到哪一边。这三处核完，多数能对上。还差的话，看有没有用红包或余额抵扣的部分。
店铺名有重复的写法，怎么快速统一？
我的笨办法是先按店铺名排序，重名的会挨在一起，看着改就行。店铺多的话可以用替换功能批量改，改完再排序看一遍，确认没有漏网的。
按店铺求和之外，还能按什么维度算？
我试过按月份算，能看出淡旺季。也试过按有没有票来算，看没票的部分占多少金额。这个数比我预想的高，导出的表里本来就有发票状态那一列，顺手就能统计，后来才下决心把补票排进日程。前面用的表就是从多多开票助手导出来的。