去年有张报销单被财务退回来三次。第一次我以为是票开错了，跑去让商家重开，折腾两天。第二次退，我仔细看退回意见，写的是「金额对不上」。我这才反应过来：票没错，是我报销单上填的数，和票面、和订单实付都不是一回事，又没写说明。后来我养成习惯，交报销单之前先把三处数对一遍，不对的地方附一句话。这半年被退的由头，基本全是「没写清」，不是「票开错」。
金额：票面有三个数，报销单一般填价税合计
价税合计，是指发票上含税的总金额，也就是不含税金额加上税额那个数。票面上一眼能看到的其实有三个数：不含税金额、税额、价税合计。报销单一般填价税合计，也就是含税那个总数。坑出在实付上。用了平台券、满减之后，订单实付往往低于价税合计；运费有的店另算，有的包在里头。这时候报销单填价税合计，财务一对银行流水，实付少了，就退。
处理办法是附一张说明，写清「票面价税合计多少、实付多少、差额是券还是运费」。我上次一张五百多的单子，用了八十块券，不写说明直接退，写了说明一次过。所以金额这栏，填票面的价税合计，差额别藏着，附一句比什么都强。具体以你们财务的口径为准，有的公司要附凭证，有的口头说明就行。
日期：其实是四个不同的日子
日期这块最容易卡的是跨月单。一张发票上至少有四个不同的日子：开票日期、下单日期、收货日期，还有你报销单上填的日期。它们本来就不是一个时间。我吃过亏的一单：十一月下单，十二月才收货，一月才开票，我报销单填了下单的十一月，财务按票面对的是一月，跨了两个月，直接卡住。
处理是报销单日期照发票开票日期填，跨月的单子单独标一句，别想当然。下单日期和收货日期只在你对账时参考，别填进报销单的日期栏，填错了反而乱。这几个日期以你订单页和票面上实际看到的为准，别凭记忆写，我就有过凭记忆把一月写成十二月，财务一眼看穿退回来。
名称：店铺名和公司名本来就不是一回事
发票上的销售方，是公司全称，比如「某某商贸有限公司」。你报销单上顺手写的，是店铺名「某某旗舰店」。这俩本来就不是一回事，不是你写错，是它们天然不同。财务要的是票面上的销售方名称和纳税人识别号，你照那个填。
店铺名只在你内部备注里用，别填进销售方那栏。我以前就栽过，销售方栏写了店铺名，财务说这名字和票对不上，退。照票面抄公司全称加税号，一次过。销售方名称以票面上实际打印的为准，有的公司全称带「有限责任公司」不带「有限公司」，一字之差也算错，老老实实抄。
数量单价：多件折成一行最坑
一单买好几样，发票可能折成一行，只写一个总数和单价。你报销单按明细一件件填，数量单价必然和票面那一行对不上。两种处理：要么报销单也按票面那一行填，不拆；要么附一张明细清单，把每件什么、几个、单价多少列出来，和票面总数对上。
我选后者，因为财务那边要明细入账。一票多单或者一单多票的情况也常见，这种最乱，必须附对照清单，不然谁也对不上谁。清单我习惯按订单号排，一行一单，写清订单号、商品、数量、金额，最后加总等于票面价税合计。有的公司对清单格式有固定模板，先问清楚再填。
税率税额：别自己算，照抄票面
不同品类税率不一样，有的百分之十三，有的百分之三，还有免税的。别自己拿金额乘税率去算，算出来和票面差一分都退。直接照票面抄税额那格。我试过自己验算，结果把不含税金额当成了含税去乘，税额差了好几块，退单。
票面给什么数抄什么数，这是最省事的。税号、税率这些以票面上实际打印的为准，别凭行业经验填，经验会错。我见过有人把免税类目自己填了税点，财务一看票面是零税率，整单打回重填，白白耽误三天。
费用归属：影响的是账不是票
这笔算办公费还是算成本，影响的是财务的账，不是发票本身。票开得没问题，归哪类是他们内部的事。你要做的是在报销单上按你们财务要求的科目填，别自己发明一个类目。
具体归哪类我不替财务决定，问清楚再填。我之前把一笔样品采购填成办公费，财务说该进成本，退回来改，耽误一周。所以科目这栏，问清楚再填，别凭感觉。票没问题却被科目卡住，是最冤的一种退单。
提交前我固定做三个动作
交之前我固定做三个动作。第一，把票面上的价税合计、开票日期、销售方名称，照抄进报销单对应栏，不凭记忆。第二，实付和票面不一致的，附两张截图：一张订单实付页，一张发票票面，让财务一眼看到差在哪。第三，一票多单或一单多票的，附一张对照清单，写清订单号、金额、对应关系。
这三个动作不复杂，贵在每次都做，不挑单子。我近半年报销单没再被退过金额日期的由头，不是因为票变准了，是因为差异我都提前写在了纸面上。财务要的是「你讲清楚了」，不是「你全对齐了」，三组数本来就可以不等，说清楚就不退。
我现在的做法：对照清单从导出表里直接来
我现在导订单用多多开票助手（装在浏览器上的扩展，安装和首次提交我写过图文教程）。它导出的订单表里，订单号和实付金额在同一行，我做对照清单的时候不用在订单页和发票页之间来回翻。它把一批申请递出去之后，回来的票按订单号对应到每一单，我对票的时候不用再翻文件夹一张张认。它做不到的是把数字填进你们公司的报销系统这一步，那还得我自己来，系统里的栏位它进不去，最后敲键盘的还是我。
导出表是三十六个字段的那张，里面除了订单号和实付金额，还有店铺名称、签收时间、发票状态、下载状态、下载时间这些列，做对照的时候顺手就能拉出来用。我一单多件或者跨月那几笔，现在都先在表里排好再填报销单，基本不出错。
常见问题
报销单上金额填哪个数？
填发票票面上的价税合计，也就是含税总金额，别填不含税金额也别填订单实付。用了券或满减导致实付低于价税合计的，票面价税合计照填，另外附一张说明写清差额来源。多多开票助手能把订单和发票拉到一张表上对着看，但填进你们公司报销系统那步它替不了。
发票金额比实付多怎么办？
正常，多半是用了平台券或满减，实付低于票面价税合计，不是票开错。报销单填票面价税合计，附订单实付截图说明差额是优惠。运费另算的情况也类似。别为了对齐去改票面数字，票是商家开的，你改不了也不能改，改了反而变成假票。
店铺名和发票上的公司名不一样正常吗？
正常。发票销售方是公司全称比如「某某商贸有限公司」，店铺名是「某某旗舰店」，本来就不是同一个东西。报销单销售方栏照发票上的公司全称和纳税人识别号填，店铺名只做内部备注。以票面上实际打印的销售方名称为准，别填店铺名，填了财务就按对不上处理。
一次买了很多样的怎么填？
一单多件，发票可能折成一行只写总数，你按明细填必然对不上。要么报销单也按票面那一行填不拆，要么附一张明细清单列清每件名称、数量、单价，和票面总数对上。一票多单或一单多票的更要附对照清单，写清订单号和金额对应关系。