先理清一个概念：发票抵扣的是什么税？
很多人以为发票抵扣就是"少交税"，但具体怎么个少法，大部分人说不清楚。实际上，发票在税务中主要涉及两个税种：增值税和企业所得税。
增值税进项抵扣：你采购时取得的增值税专用发票上注明的税额，可以用来抵扣你销售时应交的增值税。简单说就是——你买东西交的增值税，可以用来抵消你卖东西要交的增值税。这个只适用于一般纳税人取得的专票。
企业所得税成本抵扣：你采购的金额（含普通发票和专用发票）可以计入经营成本，从你的收入中扣减。扣减之后的利润才是你要交企业所得税的基数。这个对所有企业都适用。
理解这两个概念之后，我们来看具体怎么操作。
第一步：采购环节——确保拿到发票
发票管理要从源头抓起——下单的时候就确认能开发票。在拼多多上采购，下单后尽快申请发票，不要等半年之后才想起来。越早申请，商家配合度越高。时间拖久了，有些商家店铺都关了，你想找也找不到了。
用多多开票助手可以批量处理发票申请。在订单列表里一次性勾选多单，点"批量开票"，系统自动为每个订单提交发票申请。这比一个一个去APP里翻订单效率高太多了。
第二步：接收环节——核对发票信息
收到发票后，第一时间核对信息：公司名称对不对？纳税人识别号对不对？发票金额和订单金额是否一致？发票类型是专票还是普票？如果是专票，发票是否在有效期内？
发现错误及时联系商家作废重开。跨月的发票作废流程复杂，当月发现问题当月解决是最好的。
第三步：认证环节——专票需要认证才能抵扣
这个是专票独有的步骤。拿到专票后，需要在开票之日起360天内通过增值税发票综合服务平台进行认证。认证通过后，这张发票的进项税额才能在当期申报时抵扣。
很多人在这里犯过一个错误：拿到专票往文件夹里一塞，过了大半年才想起来去认证，结果已经超过360天了。过了认证期的专票不能抵扣进项税，只能当普票用，损失很大。
第四步：记账环节——正确入账
发票过来之后，财务需要正确入账。专票的账务处理是：不含税金额计入成本，税额计入"应交税费-应交增值税-进项税额"。普票则全额计入成本。
如果公司没有专职财务，建议至少找个代理记账公司帮你处理。不要自己瞎搞，税务上的错误纠正起来很麻烦。
第五步：申报环节——按期申报
一般纳税人是按月申报增值税，小规模纳税人目前是季度申报。企业所得税按季度预缴，年度汇算清缴。每个申报期，把本期认证的专票进项税额填入增值税申报表的相应栏目，系统自动计算本期应缴税额。
年度汇算清缴的时候，需要把全年的成本（含普票和专票）汇总，在利润表中体现，得出应纳税所得额。这个环节，你的发票就是你的"护身符"——有发票的成本，税务局认可；没发票的，可能被调增补税。
用工具简化流程
整个流程看起来复杂，但如果你用好工具，很多环节可以自动化。多多开票助手帮你解决了最前面的"申请发票"这个环节——批量提交、批量查看状态，不用逐一操作。配合Excel导出功能，每月导出一次订单数据，发票状态一目了然，方便汇总和做申报材料。