九月一到，同行群里聊双11的人就多起来了。有人说要备货，有人说该谈价格了，还有人连仓库都定好了。我在群里说了一句，我这两周在清账。好几个人回我：你认真的？备货都来不及，你清什么账。
我认真的。做拼多多采购第三年了，前两个双11我犯的是同一个错：八月底就开始备货，天天盯库存、盯物流、盯价格，眼珠子都熬红了。结果十一月一过，财务拿着对账单来找我，一堆没开的发票、几张没下载的票、两笔跟供应商对不上的货款，全挤在年前补。补得我那几天天天晚上十点下班，年假都没休完。
为什么清账比备货优先
这事我想了很久，想明白一个道理。备货是往前冲，清账是回头看。双11旺季一起来，你的精力全被订单、物流、售后占满了，那时候你不可能回头补发票、对账。发票这东西还有个死穴，有的商家窗口期过了就补不开了，不是你想补就能补的。
做双11准备的人很多，但大部分人把顺序搞反了。去年我就栽在这上面。有一笔1万2的采购，十一月报的账，年底去补发票，商家跟我说额度用完了，只能开下一年的。这张票拖过了年，财务那边挂了一整年的账，我每个月对账都得看它一眼，烦得要命。
清账清的是什么？说白了就三件事。把今年还没开发票的订单补齐，把已经开出来但没下载的发票下载归档，再把供应商的账目一笔一笔对清楚。这三件事看着不大，拖到旺季就是三座山。
我的清账三步流程
今年的清账，我列了个三步流程，照着走就行。
第一步，补齐所有未开票的订单。打开订单列表，一键把今年一月至八月的订单全拉出来，按商家筛一遍发票状态。插件里有发票状态面板，哪些已开、哪些没开、哪些下载过，一排看过去清清楚楚。凡是没开票的，一批一批申请。今年我用批量申请，勾选完订单点一下就完事，它会自己开弹窗跑流程，我该干嘛干嘛。八月这一轮，我查出23笔未开票的订单，合计8万6千多块。这23笔，就是我今年的发票欠账。以前一张一张点，得点一个下午，这次不到四十分钟全跑完。
第二步，下载归档已开的发票。这一步最容易漏，因为很多人开完票就不管了。我是每周五下载一次的习惯，但清账的时候还是要过一遍，把之前落下的补上。发票下载支持OFD和PDF两种格式，我按月份存进文件夹，12个月12个夹子，翻起来快。这个月清账还翻出来3张三月开的票一直没下载，要不是这次过一遍，年底又得找财务补。
第三步，跟供应商对账。这一步用导出CSV最顺手。一键导出34个字段的订单表格，在Excel里按商家做汇总，金额跟供应商报过来的数一对，差在哪笔清清楚楚。我有两个拼多多账号，一个自用采购，一个帮朋友代采，插件支持多账号管理，切一下就是一套Cookie，各自导出各自对账，不会混。今年对出来两笔差异，一笔差12块，是运费记重了，一笔差350块，是返利没入账。都对上了，我心里踏实。
清完账，备货才有底气
账清完那天下班，我站在电梯里突然有种轻松感，就是那种书包里没装砖头的轻松。往年这时候我心里挂着一堆事，看什么都烦。今年清完了，九月剩下的日子我拿来正经备货，联系供应商、锁价格、算库存，一件是一件。
有个数据我记到今天。去年清账，我从周四干到周日下午，三天搭进去差不多20个小时，还不算该陪孩子的时间。今年同样的量，两个多小时搞定，其中大部分时间还是等批量跑完。差距就在工具上，以前是手工，现在批量。
我不是说工具万能，批量申请偶尔也有失败的，失败的单子会单独标出来，手动补一下就行。但清账这个场景，批量的效率是手工完全没法比的。一年就这么一次大扫除，值得把趁手的家伙什都拿出来。
给同样在采购的你一句话
如果你也是拼多多采购，现在这个时间点，别急着把精力全砸在备货上。花一个下午把账清一遍，发票补齐、票归档、供应商的账对平。你后面两个月会谢你自己。
顺便说一句，我有个做1688代采的朋友也在用这插件，1688的发票一样能批量申请，他那边的清账同样靠这一套流程。哪个平台都一样，账不怕多，就怕欠。
清账这件事，拖一天就多一天风险。商家那边发票窗口关了，财务那边报表出来了，你再想补就是求人了。现在动手，主动权在你手里。
常见问题
现在清账是不是太早了？
不早。九月清账，十月备货，十一月冲刺，节奏正好。拖到十月再清，旺季的热身赛都打完了。而且越早清，商家那边越好说话，发票窗口没关的越多。
发票过了好几个月还能补开吗？
多数商家能补，但越拖越难，有的商家月底额度用完就得等，有的超过一定时间直接说开不了。所以清账这事，越早越好，别等到年底。
清账用免费版够用吗？
够用。批量申请发票、批量下载、导出CSV免费版都有，就是批量一次最多10单，单子多的拆成几批跑。我自己前期就是免费版跑过来的。
对账发现差异，供应商不认怎么办？
导出CSV的时候订单号、物流单号、金额都在，把具体单号发过去，大多数供应商查完就认了。真的遇到死不认的，这家供应商的账以后每周对一次，别再攒。