去年十一月底对账，我发现有一笔两千多的采购没票。翻记录翻了两个小时，在一家卖五金件的店里找到，那家店的订单上次汇总的时候压根没拉进来，因为我一直以为只在那家买过两次东西。
这类漏跟细心不细心没关系，纯粹是店太多。我手上一共二十七个采购来源，分散在拼多多和 1688 两边，有的店一个月下单十几次，有的半年才一次。凭脑子记哪家对过、哪家没对，迟早要出事。
几十家店的单散着有多乱
乱在入口。同一个供应商会同时开好几家店，名字起得很像，比如「某某五金 A 店」「某某五金专营店」，光看店铺名根本分不清是不是一家。
乱在时间。有的店支持月结，一个月开一次票；有的是下单就开。我按月去拉订单，总有一批是上个月的尾巴，处理两次或者整个漏掉都有可能。
乱在状态。订单有已签收、待发货、退款中、已取消，发票有已开、申请中、未开。这些状态分散在不同页面里，一家家翻的时候，很容易看漏。漏一笔就得重新走一遍流程。
二十七个来源，我手动整理一轮大概要三个小时，还得是没人打断的整块时间。那三个小时里别的活全都干不了。
导出的时候我按什么分组
我不会按店铺一个一个导。那样导二十七次，光操作就烦。
我的做法是按时间段导，比如整个月一次，把所有店的单拉在同一个文件里，让店铺名称成为文件里的一列。分组这件事就交给表格去做，不交给我的记忆。
时间段怎么定，我试过几种。按自然月最顺手，因为财务那边就是按月走。月初一到七号处理上个月的，这个节奏我保持了半年多，基本没再出过批量漏单。
有个细节我单独说一句。跨月的订单，比如三月三十一号下单、四月二号签收，算哪个月的口径？我现在的处理是统一看签收时间，因为发票一般跟签收挂钩。这件事每家公司口径不一样，我按我们财务的说法定的，别照搬。
合成一张台账的关键那一列
合成台账，标题行以下我只认一个索引：店铺名称加订单号。
为什么不是只用订单号？订单号在单个店铺里当然不重复，跨店铺看起来也很少撞，但我遇到过一次两家店的单号前八位完全一样。用组合索引就没这个问题，也能顺着店铺名称做筛选和排序。
采购台账，是指把一段时间里所有采购订单的关键信息汇总在一张表上，用来核对发票、付款和入库的东西。我的台账留了十一列，都是从那份 36 字段的表里挑的，包括店铺名称、订单号、下单时间、签收时间、金额、发票状态、下载状态、下载时间，剩下几列是我自己加的备注和付款标记。
合并的动作本身不难。难的是每次合之前要先清一遍重复行。我有一次把两个月的表叠在一起，忘了三月那份里已经含了四月初的几笔，结果那几笔在台账上出现两次，金额多算了一万二，差点按错的数去催票。
我怎么一眼看出谁没开票
靠筛选，不靠眼睛。
台账里发票状态那列，值我统一成三种：已开、申请中、未开。在表上筛「未开」和「申请中」，剩下的就是还没到票的。筛完看一眼行数，跟预期差得多了，就说明哪个时间段没拉全。
筛出来的结果我还会再看一列，签收时间。签收超过三十天还没开出来的，我会标黄。这个三十天是我自己的习惯线，没有政策依据，各平台的期限规则不一样，以平台最新规定为准。
还有个小技巧。下载状态那列能反映我这边有没有存过票。有时候商家其实开了，但我没下载，状态显示未下载，这种不属于催商家的范围，我自己补一下就行。把这两类分开，催票的时候能少发一半消息。
我后来改成这样
导表这一步我现在用多多开票助手（一个浏览器扩展，装好之后拼多多和 1688 的订单页会多出批量入口，安装和首次提交我写过图文教程）来做。它的 CSV 导出 36 个字段，店铺名称是原生就有的列，不用我自己补，拉到表里直接能当索引列用。账号也支持多个，我在两个号上下的单，能合到一份表里看。
它帮我省的是「拉」这一段和头一遍筛。表能合成一张，但哪家该催、哪家不用管，还是得我看着判断，比如有些店习惯月底一次性开，催早了人家回一句还没到时候，白催。
有免费版，额度以官网套餐页为准。单量特别大的那两个月我用过付费的，平时够用。
合表之后还是漏的怎么办
合表能解决大部分漏，但有两类它管不住。
一类是线下采购。有几次我让供应商直接发货，没走平台下单，这种订单在导出表里根本不存在。这类我单独在台账底部加了一个手工区块，自己填进去。数量不多，但每次都忘，现在固定留位置就不会丢。
另一类是退货重开。订单退了，原来那张票作废，重开的是一张新票号，我如果只按订单号找，会以为这张票还在原处。这种我就在备注里写清「原票作废，重开」，下次看到不会绕晕。
剩下的漏，大都是因为我漏了时间段。所以我现在每次合表之前会先看一眼上次台账的末尾是哪天，从那天开始往后拉，不重不漏。这方法笨，但二十多家店的规模，够用。
常见问题
多个店铺的订单能一起导出吗？
能。按时间段拉，所有店铺的订单会落在同一个文件里，店铺名称是单独一列，之后靠这列做分组和筛选就行。要注意账号范围，不同账号要分开导再合表，否则容易漏掉另一个号上的单。
采购台账怎么做？
一张表，一行一笔订单，列里至少要有店铺名称、订单号、金额、签收时间、发票状态这五项。按时间累积，每次合表前先查一遍重复行，别把两个时间段的表直接叠上去。
怎么快速找出没开票的订单？
筛发票状态列。先把状态值统一成已开、申请中、未开三种，筛出没开的那批，再按签收时间排优先级。已经取消和退款中的订单不在这个范围内，它们本来就不需要开票。表里的字段不够用的话，我一般是用多多开票助手导一份带发票状态的出来再看。