去年有次我图省事，把刚导出来的订单表直接发给了财务。当天下午她找我，问了一句："这上面怎么还有手机号和收货地址？"
我当时没反应过来，说这是订单表里自带的。她说我知道是自带的，但你发给我对账，我要这些干嘛。我这才把那张表点开看了一遍，越看越觉得自己冒失。不只是手机号，收货人名字、详细到门牌号的地址、下单用的账号，全在里头。这张表要是不小心转出去，等于把一堆人的收货信息摊开给人看。
那张表里到底装了些什么
我后来专门把导出来的表从头到尾捋了一遍，才搞清楚它有多全。
订单号、下单时间、支付时间这些是基础信息，没什么好说的。往下就有店铺名称、商品名、规格、单价、数量、实付金额、运费，再往下是收货人姓名、联系电话、收货地址，这一串是完整地址，不是只到区县那种。再往后还有签收时间、发票状态、下载状态、下载时间这些。
加一起三十多个字段。全是有用的信息，但"有用"和"该给人看"是两回事。我要拿它对账，只需要前半部分；后面那串收货信息，对账的人根本不需要，留着纯粹是风险。
我删列的顺序
现在导出完表，我要做的第一件事就是删列。顺序固定，做熟了不到一分钟。
第一步删联系电话。这是最要紧的，没有之一。手机号能关联到的东西太多了，没必要出现在任何流转出去的表里。
第二步删收货地址那列。哪怕只给个大概地址也不行。我有个同事的做法是把地址截成"某某省某某市"再发，我觉得这个折中挺好，既保留了对账时可能用到的区域信息，又不至于暴露到门牌号。
第三步删收货人姓名。这个看情况。如果是发给内部财务，留着也无所谓，对账时偶尔要用；如果是发给外部的合作方，我一概删掉。
第四步看有没有账号相关的列。有的表里会带下单账号的标识，这种我不留。
删完剩下什么？订单号、店铺名称、商品名、金额、运费、下单时间、签收时间、发票状态。对账需要的东西，一个没少。
有几种情况又不能删
也不是见表就删。有几种场景，那些列恰恰是要留着的。
要核对物流的时候。有单子迟迟没到，我把表发给仓库的人让他们去查，这时候收货信息就得留全，不然人家拿什么查。
要处理售后的时候。退货、换货、补发，都需要地址。这种表我只发给具体办事的那个人，办完就删掉那份文件，不给它在别的地方留副本的机会。
自己留底的时候。我自己存的那份原始表是全的，什么都不删，放在本地。删列只发生在"要发给别人"这个动作之前。这两件事我分得很清：本地存全的，外发删净的。
我给自己定的规矩就一条：只要这份表要离开我的电脑，就先过一遍。不管道具是谁，发给谁，为什么要发。这条规矩定下来之后，我再没出过那次那种事。
我还踩过另一个坑
删列之后我以为万事大吉，后来发现还有个地方会漏。
有次我把删好的表放进了共享文档，想着这样大家都能看。结果那个文档的链接是可以转发的，我没设权限，过了一阵子发现有几个人我不认识也在看。好在表是删过列的，没造成什么后果，但这件事提醒了我：删列解决的是"表里有什么"，解决不了"谁能看到这份表"。
现在我的做法是，需要协同的表放在有权限控制的文档里，谁能看我自己加；纯属一次性的对账，直接发文件，不在任何在线文档里留着。发完过一段时间就删掉聊天记录里的那份。
删完之后我还留了什么
说完了删，也说一下我特意留的部分。
订单号我一定留。这是后面所有动作的主键，对账要它、申请发票要它、查物流也要它。有次我把订单号那列也删了，结果财务问我某笔单子的具体情况，我拿着商品名和金额去翻，翻了半小时。
签收时间我一定留。这个字段平时不起眼，真要用的时候特别关键。判断某笔该不该申请发票、判断某单是不是已经完成，都看它。我自己对账的时候也习惯按签收时间来划月份，而不是按下单时间，因为钱是货到了才真正花出去的。
发票状态和下载状态我一定留。这两列是我判断"还有多少票没拿"的唯一依据，缺了就得回订单页一单一单看，那才是真费时间。
导出之后我做的第一件事
上面说的这些，前提都是"得先有一张表"。所以我现在的固定动作是：导出，接着马上处理，不在电脑里留着不删列的原始表过夜。
导出这一步我是用多多开票助手做的，它是装在浏览器上的扩展，按时间范围把我账号下的订单读成一张表，导成 CSV，三十多个字段一次带出来，签收时间、发票状态、下载状态都在里面。我要做的就是选好范围，安装和第一次导出我写过一篇图文教程。选范围这个动作本身也有讲究，我一般不选太长的跨度，一个月或者一周，处理起来快，也不容易攒着攒着就忘了删列。
它做不到的是替我判断哪些能给、哪些不能给。表导出来之后删什么、发给谁、能不能放到共享文档里，这些还是得我自己拿主意。它能做的是让这份数据稳定地、完整地到我手上，不用我去页面上一条条抄。
常见问题
导出来的表一定要删列吗？
自己留着看不用删。但只要这份表要发给别人、要离开你的电脑，我建议都过一遍，把联系电话和详细地址至少删掉，这个习惯成本很低。
删掉收货信息后还能对账吗？
能。对账用的是订单号、店铺、金额、时间这些，收货信息在绝大多数对账场景里都用不上。真需要的时候，回订单页单独查那一笔就行。
发给财务的表，保留哪些列比较合适？
我一般留订单号、店铺名称、商品名、金额、运费、下单时间、签收时间、发票状态这几列。够对账，也够判断票拿没拿到，多余的不留。表本身我是用多多开票助手导的，字段一次带全，删完剩下的照样够用。
放在在线文档里共享安全吗？
看权限怎么设。我吃过一次亏，链接可以转发，等于谁都能看。现在我只在有权限控制的文档里放这类表，谁能看我自己加；一次性的对账直接发文件，不放文档。