我做一件代发有好几年了，日常就是在1688上往各个商家下单。客户拍什么，我买什么，货直接从商家那边发给客户。店铺开了好几个，其实都是我一个人在管，下单、跟单、对账、要发票，全是我自己来。今天想说说1688代发怎么开发票这件事，不讲大道理，就说我月底的真实经历。

先说我这边的情况。长期合作的商家有十几家，赶上某类货好卖，同一个商家一个月能下十几笔订单，单笔金额几十块到几千块都有。平时不觉得什么，一到月底要发票，头就大。客户那边要报销，发票是欠不得的，可我自己这边光是把发票要齐，就得搭上一个晚上甚至两天。

先给结论：要发票最省事的路子，是每个月固定一个时间集中催，别想起来才去要。催之前先把订单按商家归好类，把订单号、金额、发票抬头一次写清楚发给对方。整理这步手工做也行，让工具帮忙也行。下面说说我踩过的坑和现在的做法。

有的商家秒回，有的已读不回

最早我是月底集中两天，挨个给商家发消息。发的内容差不多是：老板，这个月这几笔订单帮我开个发票，抬头是某某公司，税号多少，订单号一串。消息发出去以后，差别就出来了。

有的商家客服在线，消息发过去两分钟就回了，说好的，你把订单号发过来，我们核对完就走开票流程。这种商家最省心，聊几句就把单子报了。

另一种就比较磨人。消息发过去，显示已读，然后就没下文了。你等半小时，再问一句，商家说在处理，然后又是半天没动静。还有的商家白天根本不在线，你晚上九点发的消息，第二天中午才有人回。

最难受的是那种已读不回的。你不知道他是没看见，还是不想开，还是觉得你消息里信息不全懒得理。有时候同一个商家的两笔订单，我分两天问，人家把第一笔开好了，第二笔又忘了。追发票这事，真的不能指望商家主动。

挨个联系，又慢又容易出错

逐个找商家的麻烦，不只是慢。订单一多，漏单是常事。我这个月一共在十几个商家下了几十笔单，光是把订单从订单列表里挑出来，就要来回翻页。挑完还要按商家分好组，这个商家几笔，那个商家几笔，靠脑子记根本记不住。

出错也是常事。抬头复制错一个字，发票就作废重开，来回耽误好几天。更烦的是发重，同一个订单给商家发了两遍开票申请，商家开票的人核对订单号的时候还得回来问你一句，到底以哪次为准。来回扯皮，比不开票还累。

做无货源的朋友应该都有体会，1688代发发票这件事，难点从来不在"知道要找商家开票"，而在订单又多又散，抬头每家要求还不一样。有的商家只认公司抬头，有的个人抬头也能开，有的必须把税号写全，有的只问一句抬头叫什么就行。这些差异，你都得分头记住。

后来我给自己定了规矩，每个月5号前后是催票日。月初的订单单量相对少，商家那边月初也不忙，这时候发消息，回得比月底快。比起月底最后三天去催，好使得多。

催票日那天我干三件事。第一件，把上个月全部订单从订单列表里过一遍，退款的、售后中的先剔出去，这些单子不急着开。第二件，剩下的订单按商家分组，每个商家一个名单，写上订单号、单笔金额、总额。第三件，把抬头、税号准备好，统一发给对应的商家。

这套流程手工做下来，一个晚上是跑不掉的。后来我开始用多多开票助手，它就是按我这个习惯做的。它在1688买家订单页把当前页的订单读出来，按商家自动分好组，同一个商家的订单整理成一条站内消息发过去，单条消息最多整理10笔订单，多了就拆成几条。订单号、金额、抬头、税号都会按你填好的内容带进消息里。

说清楚一点，它是帮你整理和发送开票申请消息，发票最终开不开、什么时候开，还是商家说了算。它就是把复制粘贴这些活接过去，让"要票"这件事别那么费劲。

催票消息别太随便。我的经验是至少写清楚四样东西：发票抬头、税号、订单号、订单总金额。订单号一定要给，商家是按订单核对账的，光说"这个月的单子开一下"，人家没法办。金额对得上，商家那边核对起来也快，还显得你做事清楚。

消息开头放一句客气话，然后直接给信息。别啰嗦，商家客服一天要回几百条消息，你写得越清楚，人家回得越快。

按我的习惯，同一个商家的一次整理成一条消息发过去，商家方便看，也方便对账。订单特别多的，单条别超过10笔，多了商家看着也烦。工具默认就是按商家合并，单条消息最多10笔订单，多的会自动拆开并标上序号。

先把每家的要求记下来，这个商家用公司抬头，那个商家个人抬头也行，发之前对号入座。工具里可以维护多套抬头信息，用的时候选对应的就行。

个人抬头一样可以开，跟商家说清楚就行。工具里的抬头不限于公司，姓名、邮箱、地址这些字段都能填，填多少由你自己定。当然，商家给不给开、开成什么样，还是商家那边决定。