今年春天进的一批陶瓷杯，供应商分了三批发：3 月 12 日 200 个、3 月 25 日 300 个、4 月 8 日 500 个。同一张采购单，三笔到货。等我想起来要票，早忘了哪批开过、哪批没开，重复要和漏要都撞上了。那段时间我盯着聊天记录翻了半天，越翻越乱。供应商的客服还换了两轮，问谁都没个准信，我才知道不能把希望押在别人脑子里，光靠记忆根本不行。
一单分三次到货，我为什么会乱
三批到货时间差了近一个月，每批我都在忙别的事，没及时记。等月底对账，供应商那边问我"你这单开几张"，我翻聊天记录都翻不清，连自己付了几笔钱都含糊。分批到货最磨人的不是钱，是"进度追不上记忆"。我后来把三次物流截图按时间排好，才发现中间空了快四周，那段时间票的事完全断了档。
我这人记性一般，靠脑子记哪批开过票基本等于赌。后来我才明白，这种场景必须有个外部抓手，要么系统记，要么自己写，不能全凭回忆。我试过纯靠记忆，结果第三批发的时候早把第一批忘干净，供应商问起我只能说"应该开了吧"，这种没底气的回答最误事。
按发货批次开票，还是按订单开一张
分批到货时开票的两种做法：一种是按订单开一张总额票，简单但对不上具体批次；另一种是按发货批次逐批开，每批到货对应一张票，对账清楚但票多。实务里没有强制规定必须选哪种，看你对账粗细和供应商配合度。我两种都试过，后来定下第二种。
选逐批开，是因为我后面要跟仓库的实收数对。一张总额票盖不住"这批到了、那批还在路上"的现实，真出了短少或者破损，票和货对不上，扯皮都扯不清。我仓库伙计也烦总额票，他收货按批点，票却是一张，每次都得拿计算器拆，拆错了验收单就对不上。
我做错过：开过的批次忘了标
第一次我图省事按订单开了一张，结果供应商实际发了三批，我那张票只覆盖了第一批 200 个的量，后两批压根没票。另一次反过来，我按批次提了三次，可其中一批重复提了，供应商说"这单你开过了"，尴尬得我赶紧去红冲。这两回下来我算明白，问题不在开几张，在我压根没记录开过没开。
两头都挨过之后我总结：乱的根子不是"开几张"，是"开完没标记"。标记这一下偷不得懒，偷了后面必定乱。我现在手机设了提醒，每批货一到就弹"去提票"，宁肯多提不漏提，也不让记忆背锅。
现在我改成：到货当天就提一次
我现在铁律是，每批货签收当天，就在多多开票助手（装在浏览器上的扩展，安装和首次提交我写过图文教程）里把那批的票提交申请，不等齐三批。它按订单维度帮我看发货和开票进度，哪批到了、哪批还没提、哪批已经提交，一眼能扫到，不用我翻聊天。
但哪批货对应哪张票，它不会替我判断，这个得我对照着自己的批次笔记。工具给我的是"进度可见"，判断"该提哪批"这步还是我自己的活。我得承认这一点，别把它想得太神。我每天下班前扫一眼进度栏，哪批灰着没提就顺手点了，这个动作成了习惯就不费劲。
为什么我不等齐再开
等齐三批再开，最大的坑是时间拖久就忘。那批杯子我若等 4 月 8 日全到再开，前面两批早没影了，标记也懒得做，到头来必然漏。逐批提还有一个好处：哪批质量有问题要退，票和货能对上，退哪批红冲哪批，不牵连其他批次。我同事更狠，有一单分五批，他等全到才开，结果中间三批全漏，年底补票补到怀疑人生。
我算了下，逐批提每次也就多花两分钟勾选，但年底对账省的是半天。这笔账怎么算都划算，前提是你当天别拖。我有次拖了三天，结果那批的物流单找不到了，供应商系统也翻完，费了好大劲才对上。
我自己的批次笔记怎么记
除了盯着到货进度，我另开一个表，每行写：到货日期、数量、对应订单尾号、是否已提交开票、票回来没。笨办法，但救过我好几次。这表我每周末扫一眼，把"已提交但票未回"的标红，周一追供应商。有次供应商说"第二批你开过了"，我翻笔记一看明明没提交，直接把记录甩过去，对方才发现自己系统漏单。
这表我也顺手用多多开票助手的导出功能对了一遍，把订单尾号和实收数量核上。它导出的字段里有签收时间和发票状态，正好给我这表做底，但我自己那几列备注还是手填的。
常见问题
分批到货能只开一张总票吗？
能，只要供需双方认可，按订单开一张总额票就行，但批次明细最好自己留好，方便以后查短少或退货时对账。我只在供应商死活不肯逐批开时才退一步用总票。
重复提交开票了怎么办？
马上联系供应商说明，让对方别重复开，已开的重了就红冲。我平时会盯着每批的提交状态，重复的那笔我能先自查出来，不用等供应商来问我。
部分开票影响抵扣吗？
按实际收到的货开票，抵扣跟着票走，不影响，具体以主管税务机关口径为准。我每批开多少就抵多少，账上从来没有虚的。
供应商不肯逐批开怎么办？
那就按订单开一张，但你自己要把批次记清楚，别依赖对方。我会在笔记里标好每批的量和日期，万一以后扯皮，记录就是证据。
工具能自动判断哪批该开票吗？
不能。多多开票助手只帮我看进度、按订单集中提交，哪批货对应哪张票还得我自己的笔记顶上。判断这步它替不了，我也不会指望它替。