每个月那几句催
我们会计催发票，是有固定节奏的。月初还客气，到了月底，就开始一天一条消息。
这个月的票清了吗，还差哪几张，那张你什么时候要回来。翻来覆去就这几句，跟闹钟一样准。
一开始我挺烦的。手上一堆事，她隔一会儿顶一句过来，我恨不得把对话框设成免打扰。
我当时的抵触：不就几张票
心里那点小九九，说出来也不怕人笑。我那时候真觉得，票这东西有那么要紧吗。货都收到了，钱也付了，账面上难道还能不认。
我还给自己找理由。不就是几张纸，晚两天又不会跑。她催得这么紧，无非是怕自己担责任。
现在回头看，“几张纸”这个想法，是我对这件事最深的误解。我以为票是附件，是可有可无的一张凭据。可在会计那儿，票是主件。没有票，那一整笔支出根本没有落脚的地方。
一次对账，把我打醒
真正让我改观的，是去年年底的一次对账。
那时候要出一份全年采购的汇总。会计把一张表甩给我，上面标了一列红字，是几笔对不上的支出。她说这几笔你自己看看，要么找票，要么写个说明。
我一开始还想糊弄，说这些买的都是耗材，零碎的，不好找票。她没接这句，只回了我一句，那这几笔在公司这儿，就等于没发生。
跟“要么有票，要么就当没花过”是一回事。那天我盯着那张表看了很久，第一次意识到，我随手省掉的每一张票，都变成了她桌上的一行红字，和我自己得写的一份说明。
会计真正要的，是能算数的数
把事情想通以后，我试着站到她那头看了一遍。
她做账，靠的是凭证。一笔钱花出去了，得有东西证明它花在哪儿、花了多少、为了什么。发票就是那个东西。有了它，这笔钱才能被记成一笔成本，才能在算公司赚了多少的时候，被拿走一部分。
没有它，这笔钱在账上无处安放，只能挂着，或者干脆不算。而不算的结果，就是公司看上去赚得比实际多，该覆盖的成本没被覆盖上。
所以她要的从来不是那张纸本身。她要的是纸上那几个数，能让一整笔支出一环扣一环地对上。
少一张票，她要多做多少
我原来以为她催票是图省事。其实正相反，催票这件事本身就挺费她的神。
票齐的时候，账是一条线，从料到货到付款，顺顺当当走过去。少一张，这条线上就断了一节。断的地方，她得拿别的东西去接，要么找替代凭证，要么做说明，要么翻出旧账一笔笔核。她手头的活没变少，反而变多了。
她一遍遍催我，说白了是想把这条线早点接上，省得拖到汇算、审计的时候一口气爆出来。到那时候要补的，可就不是一张两张了。
票为什么总是要不齐
理解了她，我又得面对自己这边的现实。票为什么不齐。
一是零碎的支出太多。这家买点胶带，那家补个配件，一单一单分散在不同商家那儿，谁也不会主动把票送到你手上。
二是在平台上采购更麻烦。一单一个商家，票得一笔笔去申请，你不主动递，没人替你开。量一大，光靠记性根本盯不过来。
三是我自己以前不上心。总觉得票不重要，能省一道手续是一道。可这道手续省下来的麻烦，一分不少地转到了会计那儿。说到底，要票这件事不是给别人完成任务，是给自己兜底。
我后来怎么把这件事捋顺
想通之后，我做的头一件事，是把“等想起来再要”改成“下单就把票的事安排上”。
能提前问清票怎么开的，下单前就问，别等月底再一笔笔翻。零散的支出，我单独记一笔，攒到一定量一起处理，免得东一张西一张漏掉。
还有一条是我自己踩出来的教训，垫钱买东西的时候最容易忘。钱是自己先垫的，当时只想着快点把事办完，等报销的时候才发现手上没票。次数多了，我养了个习惯，只要是为公司花的钱，付款那一刻就顺手把票的事记一笔，哪怕回头再补申请，心里也有个底。还有个笨办法也挺管用，把没到票的单单独列出来，每周扫一遍，比攒到月底一次性翻要轻松得多，临时抱佛脚的事也少了很多。
平台上攒成批的那种，我现在不再自己一笔笔点，改用多多开票助手处理。它是个装在浏览器上的扩展，我先把要开的单挑出来，剩下的重复动作交给它跑，跑完给我一张结果表，哪笔通了、哪笔卡了，一目了然。跟会计对账时，我不再一张张翻订单页，对着这张表核一遍就行（安装和首单的步骤，站内另有一篇讲得细）。
它管不到收尾那一步。申请递没递到是它的事，票开没开、要等多久，全在商家那边，它使不上劲。抬头也仍旧得我自己在平台账号里弄好。
自从票齐了，会计催我的消息，肉眼可见地少了。她省心，我也省心。
常见问题
会计催发票，是怕自己担责任吗？
有这一层，但更多是账本身的要求。一笔支出没有凭证，她做账时就没法把它记成一笔成本，后面的汇算、审计全要对上。她不催你，这些活到头来一样落到她头上。
是不是每笔支出都必须有票？
按规定能开票的经营性支出，都应当取得发票。个人消费，或者对方确实开不了票的特殊情形，那是另一回事，通常得靠别的凭证或者写说明来处理。正常的采购，能要就要。
采购单太多，怎么才能不漏票？
别靠记性。要么一笔笔老实申请，要么把申请这一步交给多多开票助手这类顺手的工具，跑完对着清单核。凭印象翻订单页，是最容易漏的一种做法。