PDF和XML的区别，用吃饭比喻就懂了
你拿到一张电子发票的PDF，就像你去餐厅吃饭拿到一张账单的照片。照片能看清菜名和价格——能报销。但如果税务局想查这张账单是不是真的、有没有被修改过——照片证明不了。因为照片可以P。
XML源文件相当于餐厅开给你的带密码签名的电子账单。你可以验证签名确认真的是这家餐厅开的、内容没有被篡改过。税务局要的就是这个东西。
过去电子发票刚推广的时候，PDF打印出来盖个章就能用，税务那边要求不严。但数电票时代——特别是2026年6月30日纸质票大面积退出之后——对电子发票归档的要求明显提高了。财政部2023年就发了《电子发票全流程电子化管理指南》，明确要求保存含数字签名的电子源文件。只是过去执行不严，现在开始严了。
拼多多上为什么几乎拿不到XML
你收到的拼多多发票邮件或者短信链接，点进去是一个PDF或者HTML页面。大部分情况下你只能下载PDF——没有XML。原因很简单：拼多多商家不是专业的财务软件，他们自己可能在后台能看到数据，但导出XML需要多一步操作。商家觉得给你个PDF就完事了，你也觉得拿到PDF就完事了。
两边都觉得完了，但XML没人存。这个缺口在平时没问题，在税务稽查的时候会变成问题。特别是大额采购——单笔几千几万的——只有PDF没有XML，税务局可以说你的凭证不够充分。
怎么拿到XML
最直接的办法：申请发票的时候在备注里加一句"请同时提供电子发票的XML格式文件"。大商家一般能配合，小商家可能会说"没有""不会导""不知道XML是什么"。这种情况下不强求——但你要在台账里记一笔"此票仅有PDF，无XML"。
另一种解法：登录国家税务总局全国增值税发票查验平台，输入发票信息验证通过之后，有些发票可以直接下载XML格式的电子原件。不是每张都能——取决于商家开票时用的是新系统还是旧系统。新系统开的数电票一般都能在查验平台下载XML。
收到发票后，你的存档应该是：一个文件夹，里面含同一张发票的PDF+XML+对应订单号和金额的文本备注。文件夹名用发票号命名。将来要找的时候，搜发票号就能定位。不复杂，但需要你每次收到票多花十几秒。
实在拿不到XML怎么补救
能拿到XML当然最好。但如果商家就是不给，也不用焦虑。有几个替代做法：
在台账里多加一列"存档格式"，标注每张票存了什么——PDF、PDF+XML。至少你知道哪些票缺XML。税务来查的时候你能拿出来一张清单，说明哪张票为什么没有XML、只有PDF。这比两手一摊说"没有"好得多。
大额发票尽量拿到XML——单笔2000以上、或者同一商家月累计5000以上的，重点跟进。金额小的发票，有PDF就够了，税务不会为了一张几十块的发票跟你要XML。
如果财务有要求，配合多多开票助手的导出功能，把发票台账导出之后加一列"是否含XML"，交台账的时候一并告诉财务。格式上多一列，财务对你多一点信任。
常见问题
以前只存了PDF没存XML，现在要补吗？
金额大的尽量补。去发票查验平台输入旧发票信息，看能不能下载XML——能的话补上。不能的话在台账里标记"仅有PDF"。金额小的旧发票不补问题也不大。
财务不要求XML，我还要存吗？
财务今天不要求，不代表明年审计的时候不要求。建议先存——拿到就存，不用专门通知财务你有XML。等到财务哪天说要了，你打开文件夹直接发过去。从"当下"开始养成习惯，比以后补省事。
XML文件怎么打开？
浏览器可以直接打开XML查看结构。但你不是为了看——是为了存档和给税务系统验证用的。不需要你读懂XML内容，存起来就行。
电子发票存档到底要存多少年？
企业会计档案保存期限是30年。实际操作中，建议按采购年度建文件夹，每年一个，存满三年之后打包压缩放备份盘。不用每天翻，但别删。