有一年我被退票退怕了。
不是被税局退，是被我们自己的会计退。票递过去，她扫一眼就推回来，说这个不行。来回一次至少一周，赶上月底可能更久。
后来我想明白一件事：她每次退回来指出的那几个问题，其实我自己看一眼就能发现。她能一眼看出来，是因为她天天看；我看不出来，是因为我没查过。
于是我给自己列了五项检查，拿到票当场做完。
第一项：抬头和税号
这项放第一，因为错得最多，也最容易看出来。
抬头查三处：公司名称是不是一字不差，有没有用简称，有没有错别字。
简称是最常见的坑。我们公司全称里有"电子商务"四个字，商家经常写成"电商"，或者干脆省掉。看着差不多，但就是不行。
税号查一处：是不是十八位，跟你的资料对不对得上。这个不能靠眼睛扫，最好复制出来对比。我有个笨办法，把税号存成一个文本文件，查的时候直接对照，比盯着看准。
这项大概二十秒。
第二项：金额
金额查的是两个数对不对得上。
一个是票面金额跟订单实付金额。差几分钱可能是税率计算，正常；差几十块就要查原因了，通常是运费、优惠或者退款。
另一个是价税合计跟你的付款记录。这个尤其重要，因为有时候商家会按没打折的价格开，或者按打折后的开，两种都能见，但你要知道是哪种。
我遇到过一次，票面金额比实付多了一百二，商家说他按原价开的。这种票入账的时候会出问题，因为账上没这笔支出。
这项大概二十秒。
第三项：名目
名目就是你买的到底叫什么。
查的是票上写的名称，跟你实际买的东西是不是一回事。买的是货架配件，票上写"办公用品"，这就是对不上。
为什么这是个问题？因为名目决定了这张票进哪个科目，也决定了它能不能对应到你的业务。写得太笼统，等于这张票说明不了任何事。
我之前专门写过一篇讲名目对不上的，这里不展开。这一项要扫一眼，看名字是不是宽泛到没意义。
这项十秒。
第四项：数量和单位
这一项是我后来加的，因为吃过亏。
查两个数：数量是不是跟订单一致，单位是不是跟你入库的口径一致。
最常见的毛病是数量和单位都写"1批"。金额对，抬头对，但数量和单位等于没写，这张票跟你的库存账对不上。
如果你买了几种东西，看是不是合并成了几行、每行有没有写清楚。全挤成一行的，要么让商家重开，要么让他附清单。
这项二十秒。
第五项：备注栏
最后一项查备注。
备注栏不是必填，但我现在固定要求填订单号。查的就是这个：订单号在不在。
有订单号，这张票就能跟具体那笔采购对上；没有订单号，半年后你拿着这张票完全不知道它对应哪笔货。
这个我之前也写过一篇，这里只说检查动作：看一眼备注栏有没有那串数字。
这项五秒。
五项加起来一分钟
二十加二十加十加二十加五，七十多秒。
一分钟换什么？换掉一次可能长达一周的返工。
而且这五项里，前四项的问题都是要作废重开的，不是改个字段就行。作废重开要商家操作，要系统走流程，来回最少三五天。所以这一分钟花得非常值。
什么时候查
时机很重要：拿到票当场查，不要等。
我的做法是票下载下来之后立刻打开，一边看一边查这五项。发现问题的，当场记下来，当天联系商家。
为什么要当场？两个原因。
一个是记忆。刚下载的时候你还记得这笔订单是什么，过一周就全忘了，到时候要查是哪个订单都要翻半天。
另一个是窗口。作废重开有它的时限，越早发现越好办。拖一个月，可能就开不了了。
我现在的流程
批量下载之后，我会把所有新下的票过一遍。
拼多多这边，我用多多开票助手（第三方工具，浏览器扩展，跟平台没有隶属关系，怎么装我单独写过一篇）批量下载下来的是一堆按订单号命名的图片，文件名本身就有订单号，等于第五项已经帮我做了一半。我打开看的主要是抬头、金额、名目、数量这四项。
一百多张票一张张看，说快不快，大概要二十分钟。我会先看金额最大的那几张，小金额的扫得快一些。这个优先级有点功利，但时间有限，只能这么分。
1688 那边的票是商家通过聊天发过来的，文件也好链接也好，我同样当场查。那边的抬头管理里存着抬头资料，所以抬头出错的概率比拼多多低，我重点看金额和名目。
要说哪里不顺，是查完之后发现问题的处理。我目前只能手动记一个清单，然后一家家联系。这个环节没有省力的办法，联系本身就是必须做的。有时候赶上十来张都有问题，那一下午就没了。
查出来有问题怎么办
说下处理，因为这决定了你这一分钟有没有白花。
发现问题的，我当天在台账里标红，写清楚是哪一项不对。
然后把开票资料整段发给商家，加上一句具体的问题："抬头里'电子商务'写成了'电商'，麻烦重开一下"。说清楚哪里错，比说"票不对"有效得多。
对方重开之后，我会再查一遍。这次只查出问题的那一项就行，二十秒。
整个流程的关键是当天。当天发现当天联系，重开的概率高；拖过一周，很多商家就不愿意折腾了。
常见问题
票拿到手要检查什么？
五项：抬头税号、金额、名目、数量单位、备注里的订单号。加起来一分钟，能拦掉九成的返工。
抬头写简称关系大吗？
大。简称或者错一个字，这张票就不能用，要作废重开。我们公司全称里有"电子商务"，经常被写成"电商"，每次都要重来。
票面金额和实付差几十块正常吗？
差几分钱正常，是税率计算。差几十块要查原因，通常是运费没开进去、用了优惠、或者有部分退款。对不上就要问，别放着。
数量写"1批"要不要紧？
要看用途。只是留个记录的不要紧，要入账或者跟库存对应的就要紧。票上的数量单位跟你的入库口径对不上，以后盘点全是麻烦。我一般会让商家补明细或者附清单。
批量下载下来一百多张，都要查吗？
理想是都查，时间紧就按金额排优先级。我一般先看金额最大的那批，小金额扫得快些。用多多开票助手批量下载的文件名带订单号，等于备注那项已经替你做了一半。