我在公司采购部干了五年，我们公司管得严，采购必须见票付款，没有发票的单子，财务直接拒付。这个规矩救过我不少次，也差点逼疯我。今天把这五年的经验整理一下，讲讲一个人怎么把每笔都有票这件事做明白。
压力不是一天来的，是天天来的
采购这个岗位，压力是三方叠加的。
财务要票。我们财务的规矩是当月采购当月要票，月底没票的单子会直接列出来发邮件。被点名两次之后我就明白了，票这事不能糊弄，糊弄一次，全财务都认识你。
老板问成本。老板每个月要成本表，看采购占比。成本表的数据来源就是订单和发票，没有票的单子等于白干，在老板的成本表里根本不存在。
税务局查账。这个最要命。前年税务抽查，要求提供半年的采购凭证，我最后一个交齐。不是票没开，是太散了，散在几十家店铺里，一张张找就找了两个星期。那次之后我才下了决心，必须系统化。
票最容易出问题的三个地方
干了五年，我总结票的坑基本就三个。
第一个坑，忘开。单子一多，总有漏网之鱼。以前靠脑子记，记了就记了，忘了就忘了，月底才知道没票。
第二个坑，抬头错。发票抬头必须是公司全称，跟营业执照一字不差。有个同事把"有限公司"少打了两个字，一张票作废重开，来回折腾了一周，还被供应商嫌弃。
第三个坑，专票普票分不清。我们公司是一般纳税人，能要专票就不要普票，差别是抵扣率。但拼多多上很多店铺只能开普票，下单前得确认，下单后还得核对。漏一张，财务那边就对不上。
我现在怎么管，四步流程
我的流程是四步，全部跑在一个叫多多开票助手的Chrome插件上。
第一步，每天批量申请。下班前把当天订单勾选，批量申请发票。以前几十张票一张张点，一个多小时，现在五分钟跑完，失败的单子标红，第二天补。
第二步，抬头预设。把公司抬头、税号、开户行这些信息一次性存在插件里，每张票自动带上去。手打错字的可能性直接归零，那个作废重开的同事，后来也跟我用了同一套。
第三步，每周导出核对。周五导一份34字段的CSV，里面有一列发票状态，哪单没票一目了然。我拿这一列跟采购台账对，对不上的周一就补，绝不让问题过周末。
第四步，月度归档。月底把全部发票批量下载，OFD和PDF都留一份，按月份归档到共享盘。财务要的时候，我发个链接就完事。
这套流程救过我三次
第一次，税务抽查。前年那次查半年凭证我花了两个星期，今年年初又查了一次，我两天交齐。财务总监看到材料齐得这么快，还问我是请了谁帮忙整理，我说就我自己，用插件导了两张表。
第二次，财务月底点名。连着六个月，财务的点名邮件里没有我。以前我是常客，现在是隐形人，这个变化我很满意。
第三次，供应商换人。老供应商不做了，新接手的要核历史往来，我把三年的发票归档目录发过去，对方半天就核完了。那一刻我觉得这些年没白折腾。
说点实在的
合规这件事，说小了是工作流程，说大了是保护自己。票是你唯一的凭证，出了任何问题，有票和没票是两种完全不同的处境。这个行业里替别人背锅的采购不少，但票齐的采购，腰杆是硬的。
工具解决重复劳动，流程解决疏漏。我见过同事只装工具不建流程，月底照样手忙脚乱。工具是枪，流程是瞄准，光有枪不会瞄准，白搭。
最后一条建议：把"每笔都有票"从要求变成习惯。一天十分钟的活，月底就能睡安稳觉。这十分钟，是我五年里给自己买过最便宜也最值钱的保险。
常见问题
拼多多上开店的小商家都能开企业发票吗？
大部分都能，下单时选好企业抬头就行。确实有少数个人店铺开不了，下单前先确认，这类单子我一般控制比例，或者换一家店铺。
发票抬头写错了怎么办？
当月内联系店铺作废重开，跨月就只能红冲，麻烦得多。所以我用抬头预设功能，把公司信息一次性存好，从源头避免手输错。
专票和普票在拼多多上怎么选？
下单时看店铺的开票选项，能选专票就选专票，一般纳税人抵扣更多。下单后核对实际开出来的票种，跟订单要求一致再放行。
发票下载是OFD格式，财务那边能用吗？
能。OFD是国家标准电子发票格式，财务系统都能识别。如果不放心，插件可以批量下载PDF版本，我两种都归档，财务要哪个给哪个。