先说结论：票不该等货发出去再补
代发和多店卖家的采购票，不该等货发出去以后再补。要票这个动作，得压在下单那一步。
这话听着像常识，但我自己是摔过跟头才认的。以前我总觉得，货先发出去、订单先跑起来，票回头再要也不迟。
根子不在记性，在两头不对称
我做代发，一个采购号给名下的几个店配货。上个月两百多笔，散在十几家供应商手里。以前我的习惯是先保出货，票回头再说。回头这两个字最坑：等你想起来，货签收半个多月了，有些供应商那边早就懒得理你。
后来我把这事从头捋了一遍，发现根子不在记性。
根子在两头不对称。收入那一头是留痕的，订单、结算、代收的货款，都躺在系统里。成本这一头如果没票，就成了一笔笔散在脑子里和聊天框里的「我记得我花过」。一边有据可查，一边全靠回忆，这就是不对称。
代发少了一道会提醒你要票的工序
还有一层，是代发这个活儿本身带的。正常的采购是先到货、验收、入库、对账，每一步都会顺手带出一句「票在哪」。代发把这些中间环节全省了，货从供应商直接到买家手上，你手上没有入库这一关。
省下来的那道工序，恰好就是会提醒你要票的那道。
这一层我想了很久才想明白。以前我总怪自己心大，其实是流程里少了一个触发点。正常采购不缺票，不是因为做采购的人更细心，是因为那几道关会自己把问题顶出来。
平台是按季度把收入报上去的
有个背景你该知道。平台是按季度把经营者的收入信息报送上去的，报的是收入净额，含已开票和未开票两部分，也不扣你付给平台的佣金和服务费。
换句话说，你卖了多少钱，早就不是只有你自己在记。
再叠上一堆没票的采购成本，账面上你就成了个很赚钱的人。成本进不来，利润看着虚高，税按虚高的算。
所以这不是「会不会被查」的事。是你自己的账，本来就对不上。这一点比任何吓唬人的说法都实在。
我把要票的次序倒过来了
想通这点，我把要票这件事的次序倒了过来。做法是四条。
一是票的事在下单那一步就交代。别等到货了再去问商家能不能开。下单前问一句，或者备注里写清要票、抬头怎么给。这跟问发货时效一样，属于采购动作本身。
二是采购往能开票的供应商挪。同一批货，能稳定开票的那家就算单价贵一点，账上也是它更省。另一家的低价，后面要用「这笔支出说不清」来还。
三是零星的采购把凭证留全。有些档口和小作坊确实开不出来，那就把订单、转账记录、签收单都留着，凑一起至少证明这笔钱是真花了。但你得清楚，这些是辅助材料，顶不上发票。
四是别去买票。缺票是麻烦，虚开是另一回事。这条没有权衡的余地。
有人会说，开票要加税点，不划算
供应商讲，要开票得加几个税点。这是最常见的反驳。
你算的是那一笔的差价。加的那点钱，换来的是一笔能列进成本的支出；不加，省的是小钱，留的是一个说不清的口子。单笔看是亏的，把一年加起来算，方向就反过来了。
这笔账我算过不止一次。每次算完，结论都是往能开票的那边挪一点。
一张四列的表，成本很低
还有个东西我后来才加上，成本很低：一张表，四列。订单号、供应商、要不要过票、回来没有。别的都不写。
列一多我就懒得填，一懒，整张表就废了。现在这张表跟订单列表放在一块，下单那天先把前两列填上，另外两列空着，等有回音再补。
你会嫌这个笨：不还是在记。对，但记的位置换了。以前是靠脑子记「这家的票好像没要」，现在是有个固定的格子空在那儿，空着一天就碍眼一天。
这张表不用天天填，下单那天顺手两笔，剩下的等回音。它不占时间，但它把票的进度从脑子里挪到了纸面上，哪一笔还空着，一眼就能看见。
量上来之后加的那一步
上面这几条，手工都做得到。真正让我把票收拢起来的，是量上来之后加的那一步。
我不再从「想起来该问谁」开始，而是从订单列表开始。一批单勾出来，交给一个装在浏览器上的扩展（安装和第一次提交的步骤我另写过一篇放在站内），它按订单号一单一单进开票页，把申请递出去。跑完给我一张结果，哪些递上了、哪些被跳过、为什么跳过，都写在上面。
这个扩展叫多多开票助手。它另有两处我常用：跑完的记录能导成表格，带进采购台账里，哪笔还没回来一眼能看见；票开好之后能一起下载，文件按订单号命名，跟台账对得上。
它做不到的我也讲清楚。它管把申请递出去、把过程留个痕。开不开、什么时候开，在商家那边。抬头还得在平台账号里自己设好，它只提醒你去设。
量小的话真不用折腾。一个月十几单，手点也慢不到哪去，记住下单时那句话就够了。这套东西是给量到了、靠自己记会漏的人用的。
常见问题
代发没有入库单，会不会影响要票？
不影响要票，但影响你什么时候想起要票。正常采购靠入库这一关触发，代发缺了这一环，所以得靠别的固定动作替代，比如下单就交代、或者一张台账盯着。
供应商加税点才开票，还值得要吗？
单笔看是贵的，但那一笔支出只有开了票才能列进成本。加的钱可以算，说不清的支出没法算。长期看，往能开票的供应商挪更稳。
小档口开不出来票，留什么有用？
订单、转账记录、签收单都留着，凑一起能证明这笔钱是真花了。但这些是辅助材料，顶不上发票，心里要有数。