有一笔货，我在外地，让同事先垫钱下单了。
票开的是公司抬头，钱是他个人账户出去的，订单账号是他的。
报销的时候卡住了。财务说付款人不是公司，这笔怎么证明是公司买的；同事说票是公司抬头，钱是他垫的，他只是要回自己垫的钱。
两边说的都有道理，问题在中间那一环没人负责：票、款、订单，三样东西分属三个名字。
为什么这三样要对得上
不是形式主义，是可以被追问的。
看账的人的逻辑很朴素：你说这笔是公司支出，那请证明钱是公司的、货是发给公司的、票是开给公司的。
三样对得上，不需要解释。少一样对得上，就要额外补说明。少两样，基本就要重新走流程。
代付的本质是：钱这一环断了。所以只能用别的东西把它接上。
几种常见情况我是怎么处理的
同事垫付、公司报销。
现在我的做法是下单前就把话说清楚：账号用公司的，或者用他自己的账号但备注清楚是代公司采购，付款之后立刻把订单截图、支付记录截图发我，我在申请开票的时候把抬头填公司。报销时附上这三样加情况说明。
麻烦一点，但每一环都有东西。
老板个人卡付款。
这个我处理不了，只能如实入账并留说明。能做的是提前跟老板说一句尽量从对公账户走，说了不听我也没办法。这种属于公司层面的事，不是我能在操作层面解决的。
供应商代付给上游。
这个我没遇到过，听同行说过，处理起来更复杂，属于另一个话题，我没有发言权。
客户指定的第三方付款。
遇到一次，最后是让付款方出了一份代付说明才理顺。这个我没有第二个样本，仅供参照。
接不上那一环的两个笨办法
办法一：不用垫付。
说起来像废话，但这是最有效的。我现在尽量做到下单用的账号、付款的账户、收票的主体是同一个。做不到就推迟下单，等我回来自己操作。多等一天，省掉后面一周的解释。
办法二：垫付之后立刻补一份说明。
真需要垫付的时候，我会当天写一段文字：谁在什么时候、因为什么原因、代哪个主体付了哪笔订单、订单号是多少，发给对方确认一句。这段话存在聊天记录里，比事后补的书面说明好用，因为它是当时的、带时间戳的。
两个办法都不高明。第一个是回避问题，第二个是留证据。但比"先干了再说"强。
票抬头到底写谁
这个其实不复杂：写实际承担这笔支出的主体。
公司买的就写公司，个人买的就写个人。不要因为谁付钱就写谁，也不要因为谁下单就写谁。
我见过有人把票开成付款同事的名字，理由是"钱是他出的"。这是错的。他出的钱是要报销的，这笔支出的实际承担方是公司。票开成个人名字，公司这边用不了，他个人拿着这张票也没用。
一次错误，两边都浪费。
一个容易被忽略的细节
订单账号和抬头主体最好也一致。
用个人的平台账号下单、票开公司抬头，这种情况很常见，我以前一直这么干。严格说这也不算严丝合缝，只是多数情况下没人追问，因为下单账号这环的证据相对弱。
但如果金额大或者被要求提供完整材料，这一环也可能被提到。我现在做大额采购会用公司的账号下单，小额的就没那么讲究，属于风险自担。
在拼多多和 1688 上分开管几个账号的人，这个问题会更明显：账号多、抬头多、付款方式也多，三样东西的组合一多，出错概率就上去了。我的做法是按账号固定抬头，一个账号对应一个抬头，不交叉。这样即使不出事，自己查起来也清楚。
常见问题
同事垫付的款，报销时需要哪些材料？
我的配置是：订单截图、支付记录截图、发票、一份写清事由和订单号的说明。前两样证明钱和货，第三样证明票，第四样把三者串起来。具体要什么问你自己的财务，各家要求不一样，但四样齐了基本够用。
能不能让商家把票开给付款人？
技术上可以，但你得想清楚这张票给谁用。开给付款人，公司就用不了；开给公司，付款人只是拿回自己垫的钱。两件事不要混在一起处理，报销是报销，入账是入账。
个人账号下单、公司抬头开票，会被查吗？
我没有能力回答会不会被查，也不做这类判断。只能说从材料完整性看，这一环是弱的，金额越大越值得用公司账号走一遍。小额的话我自己的做法是不纠结，风险自担，这个尺度你自己把握。
垫付的人和下单的人不是同一个，还要加材料吗？
要。环节越多，说明就得写得越细。三个名字分属三方的时候，任何一份说明都要能把这三者串成一条线。我的经验是宁可多写两行，也别等被问到再补。
有没有一劳永逸的办法？
有，就是别垫付。公司采购走对公账户、用公司账号下单、票开公司抬头，一次都不用解释。这个结论很无聊，但我踩过坑之后觉得它最实在。流程上省事的代价，会在后面某个环节还回来。