我们三个人一起做采购，各自有各自的平台账号。
开始的半年，票是各管各的。谁下的单谁去申请，票存在谁手里谁自己记。听起来清楚，实际一团乱。
年底整理的时候，同一家公司名下的票散在三个人手上，有的在邮箱、有的在下载目录、有的压根忘了申请。拼了两天才拼全，还漏了几张。
那次之后我们开始改，前后试了三种分法。
第一种：全部集中到一个账号
最先想到的是干脆用一个账号下单，谁的货都走这个号。
好处很明显：票全在一个地方，抬头固定，申请的时候批量勾一遍就行。
问题也很快就出来了：三个人共用一个账号，订单全混在一起，看不出哪单是谁的。出问题时互相以为是对方处理了，结果谁都没处理。而且这个账号的登录状态经常掉，一掉三个人都干不了活。
撑了两个月，放弃了。
第二种：各管各的，月底汇总
回到分开，但加了一条：每月最后一天，每个人把自己手上的票整理成一个清单发到群里。
这个办法比第一种好一点，但很快暴露出新问题：每个人的整理标准不一样。有人按日期排、有人按商家排，有人把金额写在文件名里、有人不写。汇总的时候我得一个一个重新对齐。
而且总有人忘。三个人的清单，几乎每个月都缺一份，我要去催。
又撑了三个月。
第三种：账号固定抬头，按抬头归堆
最后稳定下来的这套，核心是一条规则：一个账号对应一个抬头，一个抬头对应一个用途，不交叉。
具体操作是这样：我们有两个经营主体，A 和 B。三个人的账号按用途分成两类，走 A 的业务用对应账号下，走 B 的用另一批。同一个人的多个账号，每个账号绑定固定的抬头。
票的申请还是各人做各人的，谁下的单谁申请，因为是自己的账号，登录状态和订单列表都清楚。
归集的时候不按人归，按抬头归。所有开给 A 的票进 A 的目录，开给 B 的进 B 的目录，不管是谁申请的。这样人和票解耦了，谁请假、谁离职都不影响。
为什么按抬头归而不是按人归
这是三种分法里最关键的一个改动。
按人归的问题在于，人这个维度对账没用。财务要的是按主体、按月份、按供应商看的票，不是按谁买的看。你按人归好，最后还是要重排一遍。
按抬头归，归完就是能直接用的形态。多一步和少一步的区别，在月末的那两天差别很大。
而且按人归有个隐性风险：人一走，他那堆票就没人认得。我们试第二种分法的时候正好碰上一个人离职，他那批票花了很久才理清楚，因为只有他知道哪些申请了哪些没申请。
最容易乱的两处
第一处是抬头交叉。
同一个账号一会开 A 的抬头，一会开 B 的，哪怕只有几次，后面翻账的时候都会卡住。我们的处理是账号和抬头做成固定绑定，需要开另一个抬头就换账号，不在同一个账号里混。
第二处是申请和下载的时间差。
票申请下来了不代表已经下载到本地。经常出现申请状态显示成功，但文件还躺在某个邮箱或者平台里没取回来。我们后来加了一条：申请和下载之间不超过三天，谁申请的谁负责下载并放进对应目录。
这两处堵上之后，归集这件事基本不用再专门花时间。
我们没解决好的部分
跨境那部分还是乱的。
走的渠道不一样，票的形式也不一样，有的根本没有本地票据。这部分我们至今是单独一套，没有并进主流程，属于各人自己记。
还有临时帮别人代买的情况，偶尔会有。这种我们现在的处理是当月就处理掉，不要留到下次盘点，留久了就说不清了。
常见问题
几个人共用一个采购账号好不好？
我们试过，不建议。订单混在一起分不清是谁的，登录状态一掉影响所有人，出问题还容易互相推。分开账号、统一规则，比共用一个账号清楚得多。
多账号采购，发票怎么知道是哪单的？
文件名里带订单号，这是最直接的办法。我们以前靠记，记不住。后来统一按订单号命名，不管谁下载的、存在哪，拿订单号一搜就出来。这一条比任何分类方法都管用。
按抬头归还是按供应商归？
看谁用这套材料。我们是财务按月按主体看，所以按抬头归。如果你的主要用途是跟供应商对账，那按供应商归更顺手。不存在标准答案，看下游是谁。
有人离职了，他手上的票怎么办？
这就是按人归的最大风险。我们踩过一次。现在的做法是票不留在个人手里，申请下来就进公共目录，按抬头归档。人走了，票还在原来的位置，不用交接。
需要每个人都用同一个工具吗？
不一定，但规则要统一。我们三个人用的操作方式不完全一样，但文件名格式、归档位置、抬头对应关系是统一规定的。规则统一比工具统一重要，工具不同最多是效率差别，规则不统一就是混乱。
多个账号的订单能不能合并导出？
可以分账号各自导出再合并。导出的时候每个账号的订单表是独立的，合到一张表之后再按抬头或者按供应商筛选。我们每月做一次，合并之后用订单号去重，重复的单子会露出来。