我做采购有个习惯，新品先试单。
先下一两百块的试试质量、试试发货速度、试试这家店的沟通态度。没问题了再下大货。
这个习惯很好，但它带来一个我一直没处理好的问题：试单的票。
我以前的处理方式
试单一两百块，我基本不要票。
理由跟放弃小额订单时一模一样：金额太小，商家嫌麻烦我也嫌麻烦，来回沟通的时间够我多找两个品。
这个想法让我在两件事上吃过亏。
第一次吃亏：试错复盘没依据
去年我复盘上半年的新品，想看看哪些品类试错了、花了多少试错成本。
翻出来二十多笔试单，其中只有六笔有票。剩下的要么没申请，要么申请了没拿到。
没票就意味着，我没法证明这钱花出去了。更要命的是，有些试单的货后来卖出去了，成了正经订单，那批货的采购凭证就是空的。
试单本身值不了多少钱，问题在它进入经营流程之后，会成为一串记录的第一环。
第二次吃亏：分不清哪笔是试的
吃了第一次亏之后，我开始给试单也申请票。
但新的问题来了：票混在一起，我分不出哪张是试单哪张是大货。
有一家供应商，我试过三次单，后来下了一次大货。年底看账，四张票金额从一百多到八千多都有，我根本记不清哪张对应哪个阶段。
这直接影响了一个判断：这家供应商到底值不值得继续合作。我需要知道前期试错投入了多少，才能算清楚合作的总成本。
我加的那一列
解决办法很笨，台账里加一列，叫"订单类型"，只填三个值：试单、大货、补单。
填这一列的时间是两秒。但有了它，我能做几件以前做不到的事。
能筛出试错成本。按类型筛一下，今年在试新品上花了多少，一目了然。这个数字我以前只能估。
能关联后续。试单之后有没有下大货，中间隔了多久，这些能看出来了。我发现有些供应商试单很快但大货拖，这个规律不记下来根本注意不到。
能判断要不要继续要票。试单的票我现在的标准不一样了，下面说。
试单的票，我现在怎么申请
标准改过一次。
一开始试单也全要票，结果几十笔试单弄得我焦头烂额，商家那边也烦，有家小店铺直接说你们试单也要开票的话，我这边不好做。
后来我定了个分界线：三百块以下纯测试、货不进销售的，不申请票，但台账照记；三百以上、或者这批货有可能转销售的，一定申请。
为什么不申请也要记？因为记账不等于要票。台账里记了，我知道这钱花在哪，年底算试错成本的时候它有数，只是没有凭证而已。有数和什么都没有，是两回事。
大货那边的节奏不一样
大货的票我盯得紧，因为金额大，因为要入账，因为出了问题损失大。
节奏上也不一样。试单我可以攒一攒，大货我不攒，签收之后尽快申请。
还有一点：大货的票我一定要求明细写全。数量、单位、规格，一次说清。试单的票我反而不那么较真，因为金额小，用途主要是留个记录。
这两套标准听起来矛盾，其实不矛盾。它们对应的是两种风险：试单的风险是"不知道自己花了多少"，大货的风险是"这笔钱没有合法凭证"。风险不同，投入的精力就该不同。
怎么一眼看出哪笔是试单
除了台账那一列，我还有一个土办法：备注栏。
申请票的时候，我在备注里除了订单号，还会加一个标记。试单就写"试"字，大货不写。这样票面本身就带着信息，不用回台账查。
这个办法有个前提：商家愿意把备注原样填进去。有些商家会自己改写，遇到这种我就只能在台账里补。我大概有四分之一的票备注是商家没填的，这部分只能靠台账。
我的实际流程
现在每周一处理上一周的订单时，我会先把试单和大货分开。
拼多多这边，我用多多开票助手（第三方工具，浏览器扩展，跟平台没有隶属关系，怎么装我单独写过一篇）批量提交申请，提交前我会先看一遍金额，把明显是试单的小额挑出来单独判断要不要提。它会自动跳过待发货和退款中的，但不会帮我判断这是不是试单，这一步只能我自己看。
1688 那边因为要在消息里写清楚，我干脆在消息开头就标明这是试单还是常规采购。商家看到分类，处理起来也有数。那边有抬头管理，抬头税号不用每次重发，我只要说清楚这次是什么类型、多少金额。
要说这套流程的缺点，是我每周都要花几分钟做这个分类。金额小的时候会觉得没必要。但想到去年复盘那两天，我还是愿意花这几分钟。
补单最容易漏
最后说一个我漏得最多的：补单。
大货到了发现少了几个，或者运输中坏了几个，让商家补发。这种补发的订单金额通常很小，经常是几十块，而且经常不走平台，直接发。
这种票我以前百分百不要。现在改了，走平台的补单照常申请，不走平台的就在台账里记一笔金额和原因。
补单漏得多的原因是它不像一次正经采购，容易被当成赠品忽略掉。但它确实是钱。
常见问题
试单的票要不要申请？
我的标准是三百块分界。三百以下纯测试、货不进销售的不申请，但台账要记；三百以上或者可能转销售的，一定申请。判断的依据不是金额本身，是这批货会不会进入你的经营流程。
不要票的试单怎么管理？
照常记台账，写清楚金额、供应商、日期、测试什么。没有票只是没有凭证，不等于这笔支出没发生。我年底算试错成本就是靠这些记录。
怎么快速区分试单和大货的票？
两个地方：台账加一列类型，备注栏加一个标记。我备注里试单写个"试"字，票面本身就带信息。不过大概四分之一的商家不填备注，这部分只能回台账查。
批量申请的时候能自动区分试单吗？
不能。用多多开票助手批量提交时，它按订单状态过滤，不按金额或用途分类。我只能提交前自己扫一遍金额判断。这个功能要是以后有了会省不少事，现在只能手动。
补发的货要不要开票？
走平台的补单照常申请。不走平台的（商家直接补发）就记台账，写金额和原因。补单金额小容易被忽略，但确实是钱。