我管发票的头一年，是攒着申请的。
理由听起来很合理：一次开十张和分十次各开一张，哪个省事？当然是前者。所以我三个月开一次，攒到几十笔一起处理。
这个做法让我漏掉了十几张票，其中五张连窗口都过了。
攒着申请，问题出在哪
我先说它好的一面，不然不公平。攒着申请确实省时间，一次登录一次筛选一次提交，比我每周折腾一次轻松。
但它有三个问题是攒出来的。
第一个是窗口。开票申请有时间限制，从订单完成开始算。你三个月处理一次，意味着最早那批订单已经过去快三个月，留给商家的只剩一小段。商家一拖，就超了。
第二个是变数。三个月里会发生很多事：商家关店、订单进入售后、店铺换了运营、你的抬头变了。这些变数在下单后第一周出现的概率，远小于第三个月。
第三个最要命：一次处理几十笔，人会疲劳。我三个月一次那回，处理到第三十几笔的时候已经开始机械点击，漏了几笔自己都不知道。等到发现，已经晚了。
我试过的三种节奏
三个月一次。最早的做法，漏票率最高，五张过期就出在这个时期。优点是确实省事，一个月只要想一次。
一个月一次。中间过渡的时候用的。漏票少了，但月底那一两天压力大，而且月底本来就忙，容易拖，一拖就变六周。
七天一次。现在用的。固定每周一上午，半小时左右处理完上一周的订单。漏票基本没了，因为窗口还很宽裕，就算商家拖一两周也来得及补救。
三种里我觉得七天是最舒服的。它不累，一周的订单量通常不大，扫一遍十几分钟；也不容易漏，因为每一笔都是新鲜的，我还记得是什么货。
为什么不是每天
我也试过更密的，比如有单就申请。
结果发现两个问题。
一个是待发货的订单不能申请，我提交上去它会被跳过去，白点一次。另一个是一天几笔的时候，我要开好几次面板，注意力被切得很碎。
还有一个我没想到的：申请太频繁，商家会觉得你这家伙事多。有个合作挺久的供应商有次半开玩笑问我，怎么三天两头来要票。后来我改成一周汇总一次给他发，他反而处理得更快。
所以频率不是越高越好，是要让对方好处理。
怎么定你自己的节奏
我的七天不一定适合所有人。判断的时候看两个数。
第一个是订单量。一周十几笔以内，七天一次很舒服。一周上百笔，可能三天一次更好，因为一次处理一百笔也会疲劳。一个月才几笔的，两周一次也够。
第二个是窗口长度。平台给的开票申请时限是有的，具体多少以平台最新规定为准，我不敢在这里给死数字。你要做的是倒推：窗口减去你预计商家要花的时间，再减去你自己的缓冲，剩下的就是你能攒的天数。
我给自己留的缓冲是二十天。也就是说，如果窗口是九十天，我按七十天来安排，万一中间出差一周也不慌。
固定比频繁重要
这里我想说一个比频率更重要的事：固定。
七天一次能跑通，不是因为七天这个数字有多神奇，是因为它是固定的。每周一上午，做完了就不管了，剩下的六天我脑子里不用挂这件事。
我以前那种"想起来就处理"的方式，一个月折腾五六回，比现在每周一次还累。差别不在次数，在于它随时可能冒出来打扰你。
所以别纠结六天还是八天，先定一个，然后雷打不动地执行。执行三个月你自然知道要不要调。
我现在的具体做法
周一上午，我先导一份上一周的订单，按发票状态筛一遍，把还没申请的挑出来。
拼多多这边的申请，我用多多开票助手（一个浏览器扩展，装好之后订单页多了批量入口，第一次用可以看这篇）批量提交，一次十几笔，它会自动跳过待发货、退款中、已经开过票的那几类，我不用先手动筛一遍再勾选。剩下的提交完，我在表里把状态标成申请中，等下周再看结果。
1688 那边不一样，是发消息给商家。我的做法是按商家分组，同一家的几笔订单攒在一条消息里发过去，一次说清楚。这样对方好处理，我也不用重复说抬头。
要说麻烦的地方，是两个平台节奏不一样。拼多多是提交申请走流程，1688 是发消息等人回，后者更依赖对方的响应速度。我到现在也没找到让两边统一节奏的办法，只能各管各的，周一上午先处理拼多多，下午发 1688。
大促期间要加密
最后补一句。
平时七天一次没问题，但大促期间要改成三天甚至每天。
原因很简单：那几天订单量是平时的好几倍，一周攒下来的量太大，一次处理不过来。而且大促期间的订单更容易出售后问题，拖久了变数更多。
我一般是提前把节奏调密，持续到大促结束后一周，再改回七天。这个调整本身就是个提醒：该上心了。
常见问题
多久申请一次发票最合适？
看你的订单密度。一周十几笔的话，七天一次比较舒服；量大的可以三天一次；一个月才几笔的两周一次也行。核心是固定下来，别想起来才做。
攒到一起申请不是更省事吗？
单次是省事，代价是风险集中。你最早那批订单的窗口已经消耗大半，商家一拖就超期，而且一次性处理几十笔容易疲劳漏掉。我攒了三个月的那次，漏了五张。
批量提交申请会不会把不该提交的也提交了？
不会。我用多多开票助手批量提交的时候，待发货的、退款售后的、已经开过票的会被自动跳过去。但要注意，跳过去不等于不用管，退款结清之后有些还能再申请，这部分我单独记着。
一周一次，商家会不会觉得烦？
看你怎么发。1688 那边我是按商家分组，同一个人几笔订单放一条消息里，说明订单号和抬头，一次说清。这样对方一次处理完，比隔三差五来一条舒服。
忘记了一周怎么办？
顺延，别补。我发现漏了一周，就把这一周和上一周合在一起处理，而不是分两次。合并处理会多花点时间，但比打乱节奏好。