我从做采购第二年开始建发票台账，前前后后改了四版。
前三版都活不过三个月。不是设计得不好，是设计得太满，填着填着就懒了，一懒就断，一断就废。
第四版用了一年多还在用，因为它只有十列，填一张单不超过二十秒。
第一版：什么都想记
第一版我列了二十多列。金额、税额、税率、供应商全称、税号、联系人、开票日期、收票日期、邮寄方式、快递单号、审核人、入账月份等等。
想法是"一张表解决所有问题"。实际是每填一行都要查一堆东西。
用了两周。到第三周我开始拖，第四周就停了。停了之后两个月没管，再回头看，中间那一大段是空的，这张表等于废了。
教训：台账最大的敌人不是设计得不好，是填起来太累。
第二版：砍到十列
第二版我狠心砍，只留我觉得最关键的：日期、商家、金额、发票号、状态、备注。
这版活了两个月，比第一版强。但还是有问题：两张同名商家、金额接近的票分不清是哪张。要回去翻订单，等于白记。
我漏了最关键的一列：订单号。
第三版：订单号做主键
第三版我从头想了一遍：这张表的核心作用是什么？
是"任何时候拿到一个订单号，能立刻知道它的票在哪个状态"。以及反过来，"手里有一张票，能立刻知道它对应哪笔采购"。
这两个需求都指向同一个东西：订单号就是每行用来对号的那个标识。
加上订单号之后，前面那个"分不清是哪张"的问题就消失了。而且导出来的订单表里本来就有订单号，直接复制粘贴，不用手打。
这版活了半年，后来又被我改了一次。
第四版：现在用的结构
十列，顺序是这样：
归属月份｜订单号｜商家｜商品摘要｜金额｜发票状态｜已下载｜下载日期｜文件名｜备注
每列说两句为什么在。
归属月份。不是下单月份，是我打算把它算进哪个月的账。这两个经常不一样，尤其是跨月的订单。有这一列，按月汇总的时候直接筛就行。
订单号。主键。所有追溯都靠它。从导出的订单表里复制，不手打。
商家。店铺名称，用来按供应商汇总。我不写联系人、不写税号，那些在别的地方有。
商品摘要。十来个字，自己看得懂就行。不写全名，太长了。这一列的作用是半年后看到这行，能想起买的是什么。
金额。实付金额，不是标价。跟票面能对上的那个数。
发票状态。只用固定几个词：未申请、已申请、已开票、拿不到。不允许自由输入。固定词才能筛选统计，自由输入等于没记。
已下载。是或否。这一列是第三版吃了亏加的。以前经常出现"状态显示已开票但文件没取回来"的情况，票悬在平台上等于没有。
下载日期、文件名。文件名就是订单号加后缀，跟前面说的命名规则一致，填一次以后直接搜。
备注。只写异常。正常的不用写。拿不到票的写清楚原因：商家不开、过了期限、退款了、商家要加钱我没加。这些原因在年底复盘的时候比金额更有用。
为什么状态要用固定词
这一点单独说，因为它是这张表能不能用的分水岭。
我第二版的备注是自由填的，结果同样一件事我写过"已开"、"开好了"、"票已到"、"收到票"四种说法。月底想筛出所有已开票的，四种说法要筛四遍，还容易漏。
改成固定几个词之后，筛选就是一次下拉。这个改动很小，效果很大。
现在的状态词只有四个，我认为够用。多了记不住，少了分不清。
我不记什么
不记税额、税率、发票号码、快递单号、审核人。
前几版这些都在，后来全砍了。原因是：这些东西要么在别的系统里有（发票号码在票上、在平台的记录里），要么我根本用不到（快递单号我一次都没查过）。
记了不用，就是纯负担。台账里每一列都应该有一个"我会在什么时候看它"的答案，答不上来的列就删。
这个标准很粗暴，但特别好用。我用它砍掉了十几列。
怎么维护才不断
靠频率，不靠意志力。
我每周花十分钟更新一次，通常是导出新订单的顺手动作。不是单独安排时间做，是嵌在别的流程里。单独安排时间的事情，一定会断。
还有一个小技巧：新订单进来的时候就把行加上，状态填"未申请"，后面只改状态不改行。这样不存在"漏记"，只存在"状态没更新"，后者容易发现。
常见问题
Excel 还是在线表格？
我两个都用过，现在用本地文件。理由是多人协作的需求不强，而本地文件检索快、不依赖网络。如果你那边需要多人同时填，在线表格更合适，两人同时编辑不会互相覆盖。选哪个看协作需求，不要跟风。
要不要记发票号码？
我没记。发票号码在票文件里有，在平台的开票记录里也有，重复记一份没有意义，还容易抄错。如果你们那边有按发票号码管理的硬性要求，那就记，否则我建议省掉。
订单太多，表会变得很大怎么办？
按年分文件，一年一个。我一年大概几千行，一个文件完全够用，检索也不慢。跨年检索的情况很少，真遇到了就两个文件都打开，比维护一张巨大的表省事。
状态列能不能用颜色代替？
能，但别只有颜色。颜色好看，但没法筛选统计，复制给别人也容易丢。我的做法是文字状态加条件格式，文字负责准确，颜色负责一眼扫过去。两个都要。
导出的订单表字段很多，台账要照搬吗？
不要。导出的表字段多是因为它要满足各种用途，台账只需要满足"追溯票的状态"这一个用途。我从导出的表里只取订单号、商家、金额、时间这几样，其余的不进台账，需要的时候回原表查。
台账和归档目录是什么关系？
台账管状态，目录管文件，两者用订单号串起来。台账里的文件名那一列指向目录里的具体文件。我的习惯是先有台账再有目录，因为台账决定你要存什么，目录只是存放位置。