前阵子公司招采购助理，我跟着面了两个人。简历都挺漂亮，一个说干了两年采购，一个说自己精通办公软件。我让他们把电脑里的采购表格打开看看。
第一个人打开一张表，只有三列：日期、金额、谁家的。金额倒是记得全，问题是“谁家的”写的是“老王”“老李”这种简称。我随手挑了一笔209.6元的单子问是哪天下的、买了什么，他翻了半天说不上来。
第二个人直接拖出一份台账。下单日期、订单编号、商品名称、规格、数量、单价、实付金额、商家、收货人、发票状态，列得清清楚楚。我又挑了一单，他十秒钟定位到了，连带把当时的发票也调出来了。
两个人水平差多少？真没差多少，就是一张表的距离。
第一张表：台账，差距在“能不能查”
最基础的台账，差距反而不在记不记，在能不能查。
只记金额和店名简称的表，看着挺勤快，实际上一出事就废。我刚干采购那会儿就是这种表。有一笔退货运费扯皮，金额199.9元，表格里只能查到“6月、199.9、老王”。老王是哪家店？订单号是多少？一概没有。最后我翻APP聊天记录翻了两个多小时，才把那一单捞出来。
吃了几次亏，我给自己立了规矩：台账里订单编号必须记全，一个数字都不能省。为什么强调这个，因为订单号才是这一单的身份证，金额、日期都能重复，订单号不会。跟商家对账、查物流、补发票，全是靠它定位。
做得差的台账长这样：
6月12日 199.9 老王 退货
7月3日 620 小李 有点贵
7月18日 45 老王 补货
我现在台账的字段是这样的：下单日期、订单编号（完整）、商品名称、规格、数量、单价、实付金额、商家名称、收货日期、发票状态、发票号码、归档位置。写起来吓人，其实就是从订单数据里复制粘贴的事，半小时能录几十行。
第二张表：月度汇总，差距在“准不准”
台账是原料，月度汇总是成品。这一层，手工党和工具党的差距就出来了。
以前我做月度汇总，是把一个月几百行金额手动加总。听起来不难，做起来全是坑。今年4月我手工加总，少算了1360块，被财务原样打回来。那天晚上我重算了两遍，才算出一致的数，到家快十一点，饭都凉了。
现在我用透视表。把订单CSV往Excel里一导，日期拖到行，金额拖到值，三十秒出数，想按月看按月看，想按商家看按商家看，还不会算错。
有人问，拼多多买家端不是没有导出功能吗，你的CSV哪来的？这就是另一个故事了。我装的插件多多开票助手（官网duoduoke.net）能一键导出全部订单为CSV，订单编号保持文本格式，不会变成科学计数法，Excel打开也不会乱码。导出来的字段有订单编号、商品名称、规格、数量、单价、实付金额、商家名称、收货信息、物流单号、发票状态这些。数据是现成的，透视表只是把它重新摆了一遍。
有了CSV，我每月最后一天的活儿固定是：导出订单，做月度汇总，对着发票状态字段数一数这个月开了几张票、还有几张没开，十五分钟收工。以前这个活儿要占掉我一整个晚上。
第三张表：供应商对比，差距在“有没有数据撑腰”
第三张表是供应商评分，也是采购嘴里最虚的一张表，因为大部分人根本没有表，只有感觉。
凭感觉做采购，最常见的结局是“老王家的货好一点”，问好在哪里，说包装结实。可真打分之后，我发现自己一直高估了老王。他的发货速度平均比别家慢一天半，售后响应也一般，只是每次发货都塞点小赠品，记忆里就加了分。
我现在给供应商打分的维度就五个：价格、发货速度、包装牢固度、售后响应、开票配合度，每项一到五分，按权重合计。打分不需要多高深，关键是有没有记录撑腰。物流速度用台账里的收货日期算，售后响应靠备注，开票配合度看两条：申请之后多久开出来，要不要加税点。
这里多说一句开票配合度。发票看着是财务的事，其实是最硬的供应商信号。能按时开票的店，说明财务规范、经营正经；申请半个月没动静的店，下次合作就要掂量。我的做法是拿CSV里的发票状态字段筛一遍，把“已申请但长期未开票”的订单拉出来，对应的店在评分表里扣分，连续两个月开票拖沓的，直接移出备选名单。
开票配合度看两点：申请后多久开出来（两周内满分），要不要额外加税点（开口就要加的减分）。
没有导出功能，三张表全是空中楼阁
写到这，很多人会问：道理都懂，可一天几十单，哪有时间录台账、做透视、打分？
答案是别手录。拼多多买家端一直没有官方导出，以前我见过同事用截图整理订单，一天三十几单截三十分钟图，坚持了三天就放弃了，我也试过，一样放弃。手敲表格这事，靠毅力撑不过两个月。
所以我一直觉得，拼多多采购的Excel水平，一半在Excel本身，一半在数据能不能出来。我现在一周的工作流是：需要分析的时候，用多多开票助手一键加载全部订单再导出CSV，几千单也能一次拉完，不用一页页翻；台账每周一固定花一刻钟从CSV里过一遍，该补的补；月度汇总和供应商评分，都是在这个数据底子上做的。
做采购两年多，我最大的变化不是学会了透视表，而是不再信任自己的记忆力。Excel这东西，喂给它的数据规整，它就规整地回报你。数据糊弄它，它就在对账的时候糊弄你。三张表的差距，说到底是愿不愿意把数据当成一回事的差距。
常见问题
导出的CSV里订单号变成科学计数法、显示不全怎么办？
这是Excel把长数字当数值处理的通病。多多开票助手导出的CSV里订单号保持文本格式，打开不会变科学计数法。如果是别的来源的表，可以在Excel里选中该列，把格式改成文本，再重新粘贴一次。
我不太会用透视表，有更省事的办法吗？
透视表不用学得很深，会“把日期拖到行、金额拖到值”就能应付月度汇总。网上搜个十分钟的入门视频就够。实在不想学，把CSV里的金额列用SUMIF按月份求和，效果一样。
导出的CSV都包含哪些字段？发票状态在里面吗？
包含订单编号、商品名称、规格、数量、单价、实付金额、商家名称、收货信息、物流信息、发票状态等常用字段，发票状态可以直接用来筛“还没开票”的订单。具体以插件实际导出为准。
多多开票助手的CSV导出，免费版能用吗？
插件提供免费版，核心流程包括导出、批量申请、批量下载都可以体验，具体单次数量额度以官网套餐页为准（duoduoke.net）。