第一次向商家要发票，对方问我要抬头。我把公司简称发过去了。
票开出来，抬头是简称，不是营业执照上的全称。财务说这张不能用。
作废重开，赶上对方换客服，重新解释一遍。中间还出了一次税号少打一位。前后二十天。
二十天，就因为我那三十秒没去核对一下营业执照。
要给商家的，其实就四样
我把每次都要用到的列出来，就这四项：
抬头全称。不是你平时叫的那个名字，是营业执照上的完整名称，一个字都不能差。我踩的就是这个坑，公司的简称和全称差了四个字。
纳税人识别号。一串字母数字组合，通常在营业执照上。这串号码打错一位，票就是废的。
发票类型。要普票还是专票，这两个不是一回事，下面单独讲。
接收邮箱。电子发票大多发到邮箱，填错了就收不到，还容易以为商家没开。
这四样给全，商家基本可以直接开了，不会再来回问。
另外四样，什么时候才需要
注册地址、注册电话、开户行、银行账号，这四样在普票场景下通常不需要。
它们的用途跟发票类型有关。要开增值税专用发票的时候，这些信息一般会要求提供完整，因为专票的开具要求本身就比普票多。具体你的情况需要提供哪几项，以商家要求和主管税务机关的规定为准，不要我说了算。
我自己的做法是默认只带抬头、税号、邮箱这三样，等对方明确说"还要开户行"的时候再补。一次把所有信息都发出去，既啰嗦，也把不必要的信息多给了一个人。
在 1688 那边，这些信息可以存成一条抬头记录，每一项单独勾要不要带进消息里。我默认只勾税号和邮箱，需要专票的时候临时把其他几项打开。这样不用每次重新敲一遍，也不会一股脑全发。
专票和普票，什么时候值得纠结
这个我被问过很多次，我的答案可能有点反常识：大部分做电商采购的人，默认要普票就够了，不用在专票上花心思。
原因很实在。专票能不能用得上，取决于你那边的主体和核算方式。我这边是查账征收，曾经以为专票一定更好，专门去问了会计，她说要看具体情况，不是所有情形都适合，让我别自己决定。
后来我的处理方式变成了：平时默认普票，哪笔金额比较大、或者会计明确说需要专票的，单独走专票流程，提前跟商家说清楚。
要提醒一句，专票一旦开错，处理起来比普票麻烦。所以如果你不确定该要哪种，先问会计，别在聊天框里现拍脑袋。
我是怎么存这段资料的
很笨的办法：一段固定文字，存在备忘录置顶。
内容就是上面那几项，排好版，每次复制整段发过去。不重新敲，不用记忆。
为什么要存成一段而不是分开存？因为分开存的时候你还是得临时组合，组合的过程就会出错。我第一次出问题就是"临时打了一遍"。
如果你在 1688 上批量申请，抬头可以存成记录并设成默认，发消息时自动带进去，连复制都省了。多个主体的话存多条，用哪个选哪个，别混。
三个最容易错的地方
抬头用简称。这个我说过了，代价二十天。营业执照上怎么写就怎么填，不要"大家都这么叫"。
税号凭记忆敲。十几位的号码，敲错一位肉眼看不出来。一定要复制，不要手打。
邮箱填了不常用的。我有个邮箱是很早注册的，填过一次，票发过去了，我两个月后才想起来去翻。现在我固定用一个专门收票的邮箱，跟日常邮箱分开，不容易被淹没。
顺带说一句沟通顺序
资料给全只是第一步，什么时候给也很关键。
我以前是商家问一句我答一句，一个来回一整天。现在我把四样一次发过去，附一句要什么类型的票、什么时候之前需要。对方不用追问，处理速度快很多。
这个习惯带来的变化不是"商家更配合了"，是"我不再需要盯着这件事"。资料一次给全，剩下的就是等，不用反复回消息。
常见问题
发票抬头可以写简称吗？
不可以，必须跟营业执照上的名称完全一致，一个字都不能差。用简称开出来的票通常无法入账，需要作废重开，走一遍流程少则几天多则二十天以上。建议把抬头全称复制保存，每次直接粘贴，不要凭记忆手打。
纳税人识别号在哪里查？
营业执照上有，电子营业执照和纸质执照都能看到，也可以问公司财务或者代办的会计。这是一串字母数字组合，手打极易出错，一定要复制。开错一位整张票就作废，重开的沟通成本比核对的时间高得多。
注册地址、开户行这些信息必须给吗？
普票通常不需要，只要抬头、税号和接收邮箱即可。地址和开户行等信息一般在开具增值税专用发票时才会要求提供完整。具体需要提供哪几项以商家要求和主管税务机关规定为准，建议等对方明确了再补，不必一次全发出去。
普票和专票应该要哪种？
取决于你的主体类型和核算方式，这个没有统一答案，建议直接问你的会计，不要在聊天框里临时决定。我的做法是平时默认普票，金额较大或会计明确要求的才走专票流程，提前跟商家说明。专票开错后处理比普票麻烦，更要一次填对。
开票资料可以更简单一点吗，每次都要发一段？
存成一段固定文字，每次复制粘贴就不用重复劳动了。如果在 1688 上申请，可以把抬头存成记录并设为默认，发消息时自动带入，需要哪些字段还能单独勾选。多个主体就存多条，按实际情况选用，不要混着用。