今年1月有条新闻我印象很深：拼多多因为未按规定报送涉税信息，被罚了10万。我刷到就划走了，是我做财务的朋友特意把截图转给我，配了一句话：平台都挨罚了，说明报送是动真格的，你从上面买过什么、买了多少，它一条条都往上报。
朋友接着说，金税四期现在会把平台报送的采购数据，跟你企业申报的成本费用做比对，两边差异超过30%，系统自动亮预警。他所在的税务师事务所接的风险任务里，这种数据比对类的占了四成以上。他说这话的时候我正喝汤，差点呛出来。
知道归知道，人都是不见棺材不掉泪。我1月听完，2月没动，3月没动，一直拖到7月底，财务在群里点名：你上半年采购的发票缺口到底多少，给我个数。我答不上来，这才坐下来认真查。
真到查的时候还有个插曲。7月底那周，财务把上半年的对账单发我，里面躺着十几笔只有付款记录、没有发票的采购。她说这些真要挨个查，轻则补票，重则成本费用不被认可，调增之后补税加滞纳金。具体的数字我没细听，反正被她说得后背发凉，周末都没过好，周一就开干。
我拖了半年的事，最后用一个下午查完了
真正查起来，比我想象的快。我用多多开票助手先把1到7月的拼多多采购订单全部导出成CSV，一共863笔，合计31万多，Excel打开按金额排了个序。然后在插件的发票状态面板里，把每笔订单的开票状态过了一遍，筛出没开票的。导出加核对，一个下午做完，中间还喝了好几杯水。
查之前我做好了缺口三五万的准备，结果只有23笔没票，合计一万二千八。比我想象的小，但确实存在，不是没有。最大的一笔3480，是3月的一笔大额采购，当时跟商家闹了点小不愉快，气头上忘了申请。这笔要不是自查，可能到现在还想不起来。
自查还翻出两个我没想到的问题。一笔已经冲红的订单，我的台账上还挂着"已开票"，等于我一直拿一个不存在的票做记录，真要查起来这就是账实不符。还有一笔抬头填的是旧公司名，是去年变更以前的信息。这两类错，光翻订单列表根本发现不了，必须把订单和发票状态放到一起对照才看得到。
补票没有捷径，但也不是绝路
查完就处理。90天以内的11笔、四千六百多，当天就批量申请补上了，时效还在，商家处理得也顺。超过90天的12笔，我列了清单挨个找商家补开，大部分配合，两家没下文。补不到票的也不用全绝望：金额小的走了零星采购的路子，向个人单次不超过1000元的采购，凭注明姓名、身份证号、货品和金额的收据就能入账，不用死磕一张发票。往年的欠票也有窗口，应扣未扣的支出追补扣除期限是5年，要是税务已经通知你补资料，一般要求60天内备齐，所以补票的事别攒。
对了，自查有个前提得先说清楚：口径要对。我一开始把普票、专票、冲红的、作废的混在一张表里，数出来全是乱的。后来在Excel里加了三列，开票状态、票种、金额分开记，财务那边也按同一套口径核，两边才算对上。工具导出的订单字段够细，但最后怎么归类，还是得人来定，别指望一把梭全自动。
这次自查让我把节奏定下来了：季度一次例行自查，平台大促结束后加查一次。我手头两个拼多多账号都挂在插件里，发票状态面板一次能看全，导出的CSV顺手甩给财务对账，他们那边的电话也少了。
说句公道话，工具能把导出订单、对照状态这些脏活累活干完，剩下的无非是坐下来算账。算完你会发现，天没塌，但账得心里有数。别学我，拖到被人点名才肯动。
常见问题
30%的差异是怎么算出来的？
公开说法是平台报送数据与企业申报数据之间的差异率口径，税务端没有完整公开计算公式。对采购而言不用纠结精确算法，把没入账的采购发票补上就对了。
这种自查多久做一次合适？
我现在是季度一次，平台大促结束后额外查一次。如果公司采购量波动大，就按月看一眼大额订单的票到没到，别等到年底一次算总账。
1000元以下没发票，真的能入账？
向个人零星采购、单次不超过1000元的部分，凭注明姓名、身份证号、货品名称和金额的收据可以入账。但向企业采购不行，企业之间必须凭发票，这条别搞混。
前几年欠的票，现在补还来得及吗？
以前年度应扣未扣的支出，追补扣除期限是5年，期限内补到合规凭证可以追补扣除。如果税务机关已经通知你限期补正资料，一般要在60天内备齐，拖不得。