上个季度末，我坐在电脑前干了一下午的事，就是把 1688 的订单号一条条复制出来，粘贴到跟商家的聊天窗口里，再补一句"麻烦开下发票"。
214 笔订单，37 个商家。
干到第四个小时的时候我发现漏了 9 个商家没发。不是我记性不好，是我压根没有一个清单，全靠在订单列表里肉眼扫，扫到哪算哪。
那天下班我把这个流程拆开重新排了一遍，发现真正吃时间的根本不是"发送"这一下。
1688 要票跟拼多多不是一回事
这件事我一开始没转过弯来。
在拼多多那边，订单详情里通常有发票申请的入口，你提交一下，平台那边就记一笔，商家在系统里处理。1688 不一样，大部分情况下没有一个"点一下就提交"的地方，标准做法是在站内聊天里跟商家说。
这个差别带来三个后果，我逐个吃过亏：
- 你得自己把订单信息打成一段文字，包括单号、金额、抬头、税号，少一样对方就得来回问
- 一个商家可能同时有十几笔订单，你不能在聊天里发十几条，得先合并
- 发完之后没有一个统一的状态页告诉你哪些成了，得自己追
所以我以前那个下午的活，其实是三件事叠在一起：翻订单、整理信息、发消息。我把它们混着做，做到哪算哪，漏了也没人知道。
214 笔订单拆成 47 条消息，规则就两条
后来我改了流程，先把订单按商家分堆，再限定每堆一次发多少。
规则一：同一个商家的订单并到一起发，不要一笔一发。
一个商家你连着发十几条消息，对方的聊天窗口被你刷屏，处理的人看着就烦，很可能只看到第一条。而且来回点开十几个对话，你自己的时间也全耗在切换上。
规则二：一个商家一次最多发十条。
这个数不是我拍脑袋定的。消息太长在聊天窗口里显示不全，商家要往下翻，翻着翻着就漏了。十几个订单号挤在一条消息里，对方核对起来也累。我用下来十条是个比较舒服的上限，超过就拆成第二批，消息开头标一下"分批申请 2/3"，对方知道还有后续。
按这两条规则，我那 214 笔订单的实际拆分是这样的：
- 31 个商家订单数在十条以内，每个商家一条消息，共 31 条
- 6 个商家订单较多，分别是 31、28、22、19、17、13 笔，拆成 4、3、3、2、2、2 批，共 16 条
- 合计 47 条消息
拆分这步我不会手工干了。我现在的做法是在 1688 买家订单页打开多多开票助手的浮窗，勾选"按商家合并"，它自己按这个规则分组切片，逐页把订单读完再发。每页显示的条数可以切，我一般用 50 条那档，订单特别多的时候才用 100 条，后者占内存比较明显。
抬头信息一次填对，后面所有的来回都省了
这是我认为最该提前做、也最容易被忽略的一步。
我以前是在聊天里现打抬头，一笔一复制。结果是打错了两次：一次把纳税人识别号少打一位，一次抬头用的是简称不是营业执照上的全称。两次都是票开出来之后才发现，重新走一遍作废重开，前后拖了二十多天。
现在我用浮窗里的抬头管理，把公司抬头、发票类型、纳税人识别号、接收邮箱这些存成一条记录，设成默认，发消息的时候自动带进去。哪些字段要出现在消息里也能单独勾，不是所有商家都需要你的开户行和银行账号。
最终发出去的消息长这样（数字是我编的）：
把这段结构定下来之后，商家基本不会再追问"抬头是什么""税号多少""要开哪种"。这几句来回看着不起眼，乘以三十几个商家就是一整个下午。
开场白那句话是可以改的。我给常年合作的几个商家换过说法，写得更随意一点，回复速度反而快些，这个看你们平时的沟通习惯。
哪些订单压根不用发
第三件准备工作是剔除。
我第一次批量发的时候没做这步，214 笔订单全发出去了，结果有二十多笔是退款和售后状态，商家回复"这笔都退款了你还要票？"。尴尬倒是其次，主要是白白消耗了对方的耐心，后面几条正经消息的处理速度明显变慢。
现在我会先过滤一遍。交易关闭、退款成功、退款中、等待退款、售后中、售后完成这几种状态的订单直接跳过，不必发。
这一条在工具里也是默认做的，浮窗跑的时候会自动跳过这些状态。但有一类情况工具判断不了：退款最终没成功、货你还是收下了。这种单子要单独拎出来重新走一遍申请，所以发完之后我会看一眼跳过记录，而不是默认它一定处理对了。
发完之后，三种结果要分开看
以前我最缺的就是这一步。发完就关页面，等想起来的时候已经过去一个月。
现在我把结果分成三类看，分类方式很关键：
成功：消息发出去了，对方也回复了。这个可以直接记下来等票。
失败：消息没发出去，通常是聊天窗口加载慢、页面被切走之类的原因。这类直接重试就行。
未知：消息可能发出去了，但没能确认。这一类最麻烦，也最容易出错。你不能当它成功，也不能当它失败直接重发，重发一次对方就收到两条一样的。
浮窗里这三个数是分开显示的，"未知"单独归到"失败/未知"那一栏，不会混进成功里。我看到有未知的会单独去商家的聊天窗口确认一次，确认没发再补发。这一步没法省，偷懒的代价是商家被重复打扰。
还有个开关要注意：允许重复发送默认是不开的。也就是说同一批订单在历史记录里已经发过的，会自动跳过，不会重复发。这个设计我一开始没注意，后来发现它是防止我手滑重跑一遍把同样的消息又发一轮。记录保留 180 天。
四十分钟里，时间花在哪
回到开头那个下午。同样的工作量，我现在四十分钟能跑完，时间分配跟以前完全不一样。
- 抬头核对和订单过滤：十分钟，这部分省不掉，省掉后面全乱
- 翻页扫描订单：五分钟，工具自己跑，我不用盯着
- 逐条发送：二十分钟，我不用动手，但得留在页面附近看着
- 看结果、处理未知项：五分钟
我不用动手，不代表我能走开。批量发消息的时候页面要保持在前台，切走或者关掉会导致中断。中间可以暂停，也可以停下来过会儿再继续，不用一次跑完。
还有一点得说清楚：工具替我做的是"把订单整理好、打开聊天、把消息发出去"这一串动作，发票最终是商家开，不是发出去就有票。我那 47 条消息发完，最后拿到票的是 39 个商家的量，剩下几笔是真要不回来的，原因各不相同。
常见问题
1688 上有没有统一的发票申请入口？
大部分情况下没有统一的系统入口，标准做法是在站内聊天里把订单号和开票信息发给商家，由商家在后台开具。少数商家支持在订单页直接提交开票申请，具体要看店铺的开通情况。所以批量处理的思路是整理信息后逐条发消息，不是找一个按钮点下去。
为什么一条消息里最多放十个订单？
主要是可读性和处理效率。订单号挤太多在聊天窗口里显示不全，商家需要反复翻，容易漏；分组处理时对方核对也更费劲。十条是我用下来比较平衡的档位，超过就拆批，消息里标注"分批申请 1/3"让对方知道后续还有。这个限制也是工具的默认分组大小。
发完之后还要做什么？
看结果列表，把"未知"状态的那几项单独确认一遍，确认没发出的补发，不要批量重发整批（会让商家收到重复消息）。然后就是等票，开票时间各家不一样，超过一周没动静的可以礼貌问一次。拿到票之后按月归档，文件名带上订单号，年底要找直接搜。
退款和售后的订单还要申请发票吗？
通常不需要，交易关闭、退款中、退款成功、售后中、售后完成这几种状态会直接跳过。但要注意一种情况：退款最终没有成功、货你实际收下了，这笔订单就还是要走申请流程。所以发完之后建议看一眼跳过记录，别默认它一定处理对了。
同样的订单会不会被重复发送？
默认不会。发送记录会保留一段时间（180 天），同一批订单已经发过就自动跳过，不会重复打扰商家。如果确实需要重发，比如商家换人了或者上一次没收到，可以打开"允许重复发送"这个开关，但用完建议关回去。