那天下午老板走过来说，把上半年那批货的票都找出来，他要看看。
我说好，然后打开文件夹，愣了三秒。
上半年。几个月前的事。我脑子里只有最近一两个月的订单是清楚的，再往前就全糊了。
翻了两天，凑出六成
我用的办法很笨：先把那段时间的订单一笔笔找出来，再逐笔去看票在不在。
找订单不难，平台里能查。难的是判断每一笔到底有没有票。
有些我知道肯定有，因为记得当时拿到过。有些我知道肯定没有，因为我当时决定不要。最多的一种是完全想不起来，得去翻聊天记录或者直接问商家。
两天下来，我手里有一张清单：确认有票的、确认没票的、不确定的。不确定的那部分占了三分之一。
最后交给老板的是六成。剩下四成，我要么找不到，要么根本没申请过。
老板没说什么，但那次之后我明白了一件事：他不是在为难我，他是真的需要那些票。而我给不出来，不是因为我懒，是因为我没有记录。
问题不在记性，在没有"要不要票"这个字段
我复盘的时候想清楚了一件事。
我缺的不是票，是"每笔订单的票处于什么状态"这个信息。这个信息当时是存在的，在我脑子里，在聊天记录里，在某个文件夹里，但它没有被集中起来。
票这个东西有个特点：它有一个明确的状态流转。申请了、商家开了、我收到了、存好了。每一步的状态都不一样。
如果我在每一笔订单后面记一个状态，这个问题就不存在了。半年后有人问，我打开表一筛就出来了。
听起来很简单，但我做了好几年采购才想明白。原因是我一直把"管票"理解成"把票存好"，而不是"记清楚每笔票到哪一步了"。
第一个习惯：状态用固定的几个词
我给自己定了五个状态，不再发明新词。
未申请、已申请、已开出、已收到、不用票。
"不用票"这一条是我后加的，也是最关键的。以前我对于"这笔决定不要票"的订单是不记的，结果半年后看到这笔，我得重新判断一次要不要。加上这个状态之后，这类订单就有了明确答案，不用再想。
为什么强调固定？因为我试过自由填写，写出来的有"商家说下周开""等他回复""应该快了"这种。这种描述当时看得懂，半年后看不懂，也没法统计。固定几个词，筛起来快，看的人也清楚。
还有一点：状态要能一眼看出下一步该干什么。看到"已申请"，就知道该去催；看到"已开出"，就知道该去下载。每个状态对应一个动作，这样才有用。
第二个习惯：把订单和票用同一个标识串起来
这个标识只能是订单号。
我以前存票是按商家名命名文件的。年底找票的时候发现，同一个商家我有好几张票，金额也接近，完全分不清哪张对应哪笔。
改成带订单号之后，这个问题就没了。给我一个订单号，我能找到票；给我一张票，我能找到订单。
这个习惯在"被老板要票"这个场景下的价值特别大。他给我一个时间段，我把那段时间的订单导出来，一列订单号，对着票的目录一比对，几分钟就能出结果。
不用回忆，不用翻聊天记录，纯机械操作。
第三个习惯：定期导出一份带状态的订单表
前两个习惯是记，第三个是存。
我现在每季度导出一次订单数据，表里本身就有发票相关的状态字段。导出来之后我不会做太多加工，就是按状态排个序，把"未申请"和"已申请"的挑出来看一眼。
为什么要定期？因为导出来的表是那一刻的快照。如果你半年不导，半年后的某一天想起来导，中间发生的变化你补不回去。比如某笔订单你已经申请过票了，但那个状态只在你操作的时候才有意义，事后看不出来是谁在什么时候申请的。
定期导出的另一个好处是：你被动地养成了一次检查。每季度看一眼那些"已申请"的订单，就能发现哪些卡住了。我现在能很快回答老板的问题，本质上是因为这些表我本来就在做，不是临时抱佛脚。
被要的时候，我现在的处理顺序
假设明天又有人来要半年前的票，我的处理是这样的。
第一步，确认范围。哪个时间段、哪个主体、是不是全部。这三个问题一定要问清楚，不然做出来也是白做。我第一次被要的时候就是没问，做了一版他不要的。
第二步，导出那个时间段的订单。按状态筛，把"不用票"和"已收到"的先分开，前者不用管，后者直接整理。
第三步，看中间的。已申请但没开出的，是真正需要行动的部分。要么去催，要么跟对方说明这部分暂时拿不到。
第四步，把结果整理成清单给他。我一般给一个表：订单号、商家、金额、票的状态、文件在哪。他要看明细有明细，要统计有统计。
整个流程半天。剩下的时间不是花在找上，是花在整理格式上。
有一类票，再怎么准备也要不回来
最后说一件让人沮丧的事。
开票有时间窗口。超过一定时间，就算你现在想申请，也申请不了。这个时限是平台规则，各平台不一样，具体以最新规定为准。
说白了，你平时不申请，等到被问起来再去补，有一部分可能已经永远补不回来了。
我第一次被要票的时候，那四成就有几笔属于这种情况。不是我不想给，是系统不让我申请。
所以这三个习惯真正的价值不是"老板要的时候能交出来"，而是"不要等到被要"。你把状态记清楚了，每个季度看一眼，该申请的当时就申请了，根本不会出现半年后补不回来的情况。
被要票这件事本身，说明前面的流程是有漏洞的。
常见问题
老板要的是"所有的票"，包括那些金额很小的吗？
先问，别自己判断。我一般默认全给，如果他嫌多再筛。反过来你先替他筛掉了，他问起来你还得再找一遍。如果他确实只关心某个金额以上的，那就按他说的来，顺便问清楚这个标准以后是不是一直用，是的话就记下来。
有些订单的票当时就没要，现在还能补吗？
看时间。在窗口内的可以，直接在订单上申请就行。超出窗口的就补不了，这一点我在讲漏票那篇里详细写过。所以这类订单我的做法是标成"不用票"并且写清楚原因，将来被问起来，至少能解释为什么没有，而不是"我忘了"。
状态记在哪里比较合适？
我用的是表格，一行一个订单号。也有人习惯记在笔记软件里，能检索就行。关键不在工具，在于它跟订单号绑定、能被检索。我试过记在聊天记录里，后来发现根本搜不到，因为聊天内容太杂。
三个月前的订单，商家说时间太久开不了，怎么办？
先确认是不是真的开不了，还是对方嫌麻烦。我的经验是，有一部分说开不了的，其实是流程上要走一次作废重开或者特殊申请，麻烦但能做。你态度明确一点，把订单号和时间给过去，让他查。真开不了的，那就记下来，下次早点申请。
老板只是随口一说，也要这么认真吗？
要。我吃过亏，以为随口一说，结果一周后他真的来问了。而且退一步讲，就算他不要，这份清单对你自己也有用。季度盘点的时候直接用得上，不用重新做一遍。我的原则是别人要的东西顺手做成自己也用得上的东西。