有一家我合作了快两年的小供应商，开票一直很痛快。去年下半年开始，他跟我说开不了了，问我要不要收据。
我当时没多想，说行。想着反正单据留着，将来真要用再说。
年底会计对账，问我要那几笔的票。我把收据翻出来，她说这个不行。我问为什么不行，上面有金额有公章，钱确实付了。
她的回答很直接：不是钱有没有付的问题，是这张纸能不能进账的问题。
那几张收据最后怎么处理的
我先去问供应商能不能补开。他说那段时间他的开票资格出了问题，正在处理，让我等等。
这一等就是两个多月。中间我问过三次，每次都说快了。
后来的结果是有四笔补开了，有一笔因为隔得太久，金额也不大，最后我没再要，那笔支出就那么挂着。
这笔账我算过：几百块钱的货，对应的成本进不去，多交的税比货值本身还高一点。钱不多，但很憋屈，因为完全是可以避免的。
问题不在供应商。他确实有困难，而且提前跟我说了。问题在我：我把"提前说了"当成了"可以接受"。
收据和发票，差在哪
我不讲法条，只讲我这几年用下来体会到的差别。
最本质的差别是：发票是税务系统里的一张票，能在系统里查到；收据是商家自己开的一张纸，系统里没有它。
这个差别决定了后面所有事。因为能查到，所以它能被认可为成本；因为查不到，所以它只能证明"你付了钱"这一件事。
"付了钱"和"这笔钱是经营成本"是两回事。你请人吃了顿饭，付了钱，有收据，但它算什么得看情况。而有发票的话，名目清清楚楚写在那儿。
第二个差别是内容完整度。发票上有抬头、税号、货物名称、金额、税率，这些是固定的，缺一样都不行。收据上写什么全看商家，有的连抬头都不写。
第三个差别是可追溯。发票能查验，能查到是谁开的、开给谁的。收据出了问题，你只能去找开收据的人，人要是联系不上，这张纸就是一张纸。
什么情况下我觉得收据能凑合
说了这么多，收据也不是完全没用。有几种情况我是不较真的。
第一种是金额很小、不值得为它跑流程的。几十块钱的东西，为了一张票打三个电话，时间成本早超了。这种我会收好收据，记账的时候单独标一下，心里有数就行。
第二种是纯内部用途。比如公司内部要统计某个项目的花费，只要知道钱花在哪，不需要对外提供凭证，收据够用。
第三种是临时过渡，并且对方明确答应会补。这种情况我会在收据上或者记录里写清楚"约好什么时候补开"，并且设个提醒。关键是要有下文，不能收了收据就算完。
这三种的共同点是：这张纸不进账、不对外、不抵扣。只要碰这三条中的任何一条，收据就不够。
什么情况下我一定坚持要发票
反过来，有几种情况我是不会让步的。
第一种，金额大的。这个没有固定标准，我的线是一千块。超过一千，不管多麻烦都要票。因为金额越大，缺票的代价越高。
第二种，将来可能要拿出来对外的。比如这笔采购后面可能涉及售后、涉及质保、涉及纠纷。到时候你要证明你从这家买过、花了多少钱，发票的分量比收据重得多。
第三种，供应商是新合作的。新供应商第一次合作就要票，这不只是为了这张票本身，是看他配不配合。第一次就推三阻四的，后面大概率更麻烦。这条我在讲新供应商那篇里说过。
第四种，这个品类是我长期要采购的。也就是说，这不是一锤子买卖，后面还会买很多次。第一次接受收据，等于给了对方一个信号：这家可以不用开票。后面再想要就难了。
商家说开不了票，我会先问一句为什么
"开不了"这三个字包含太多种情况，处理方式完全不同。
有的是资格问题，比如我遇到的那家，暂时开不了，但会恢复。这种情况可以等，但要问清楚大概什么时候，并且写下来。
有的是额度或者流程问题，比如这个月额度用完了，下个月开。这种情况等到下个月就行，风险不大，但要确认他会不会主动开，还是需要你再问一次。多数情况需要你再问一次。
有的是不愿开，找各种理由推。这种最好判断：问他加税点行不行。愿意加钱就能开的，基本都是这一类。
还有一种是根本没打算开，从合作开始就没提过。这种要看你还要不要跟他合作。我的做法是要么接受无票、把价格谈下来，要么换一家。
问清楚为什么，是为了判断这件事值不值得等、等多久。
我现在怎么处理"先给收据"的情况
如果真的接受了收据，我会做三件事，把风险压到最低。
第一件：让收据写全。抬头、金额、日期、事项，还有一个能联系到对方的标识。很多收据只有金额，连事项都不写，这种将来拿出来什么也说明不了。
第二件：在收据旁边写清楚"为什么是收据"。是被拒绝了、还是在等补开、还是我主动放弃的。这句话写给半年后的自己看。半年后你看到一张收据，不知道当时发生了什么，就没法判断要不要去追。
第三件：设个提醒。如果是等补开，就在日历上标一个日期，到点去问。我以前不设，靠记，结果就是忘。现在凡是"等对方办"的事，一律记下来。
这三件事加起来两分钟。做过和没做过的差别，半年后见分晓。
常见问题
收据上有公章，是不是就有法律效力了？
有公章能证明这张纸确实是对方开的，但它证明不了这笔支出在税务上怎么处理。公章解决的是"真伪"问题，不解决"能不能进账"问题。这两个是不同层面的事，别混在一起想。
商家说开票要加钱，加了钱开的票没问题吧？
票本身没问题，只要抬头税号都对、能在系统里查到就行。加钱这件事另说，是成本问题不是合规问题。我在讲税点那篇里算过这笔账，简单说就是看这张票对你值多少。要不要加，按金额和用途判断。
电子收据和普通收据有区别吗？
形式上没本质区别，都是非发票凭证。电子的好处是不容易丢、可以随时转发。我在意的是内容，不在意载体。一张内容齐全的电子收据，比一张只写了金额的纸质收据有用得多。
之前收了一堆收据，现在还能换成发票吗？
试过，成功率不高但也不是完全没有。主要看两件事：隔了多久，以及对方还认不认这笔账。我补成功的那几笔，隔了两三个月。超过半年的基本都失败了。另外开票有时间窗口，时间长了对方想开也开不了，具体以平台最新规定为准。
有没有什么情况连发票都不够用？
有。光有票只能说明开了票，不能说明这笔采购真实发生。所以除了票之外，订单、付款记录、沟通记录最好也留着。我在讲证据留存那篇里详细写过，这里只说一句：票是核心，但不是全部。