九月初，张会计给我发来一段话，大意是：10月起有一轮平台数据首次上报，交易和发票的数据会跟申报这边对起来，让我9月里务必把今年以来的采购发票理平，别等上报前一周才手忙脚乱。她没吓我，我听完自己先心虚了。今年单子一直没断，1月到8月，拼多多两个账号加1688的补货，拢共将近500笔订单、采购额60多万。我心里有数，票肯定有缺口，但缺多少、缺在哪，我说不上来。
于是周末我给自己排了个两天半的活：全部订单导出来，对着发票状态一笔笔核，能补的补，能下的下，最后整理成台账。做完我算了算，真正动手的时间大概六个小时，比预想的轻松，因为大部分活都是筛和批量。过程记在下面，想抄作业的直接照做。
第一步：把全部订单导出来，四十分钟
拼多多有两个买家账号，主号进货，另一个号平时买包材耗材。两个号分别一键加载把订单全捞出来，再导出CSV。这一步以前是我的噩梦，在订单页一页页往下翻，翻到眼皮打架还怕漏页；现在导出是几十秒的事，慢的反而是我。导出完我用Excel按月份排了一遍，发现8月实际下单比我印象里多了四十来笔，很多是临时补货的小单，这类单子最容易被忘在发票账外。1688那边单量少一些，但抬头、税号在发申请之前要核对，我也顺手导了一份。
这一步有个小细节值得说：导出的CSV带UTF-8的BOM，Excel直接打开中文不乱码，订单号这种长数字做了文本保护，不会变成1.23E+17那种科学计数法的鬼样子。表头几十个字段，金额、店铺、发票状态都有，省了我自己再造一张表的功夫。
第二步：对照发票状态找缺口，两个晚上
晚上的时间适合对账。我按发票状态那一列筛，只看未申请和申请中：1到8月两个平台加起来的缺口是41笔，合计6.8万。查之前我预想至少十五万，因为上半年有两段特别乱，结果比预想小一半还多，说明平时随手申请的习惯还是管用的。
真正吓到我的是另一件事。41笔里有两笔大额：一笔2.4万，6月下旬确认收货，状态栏里一直挂着申请中。我以为是提交成功在等商家，点开详情才发现，那笔6月底其实提交失败了，失败的红字提示当时一闪而过，我赶着跑下一单，压根没看；另一笔是1688上的1.6万，站内消息申请后商家回了个好字，就一直没开，我也没去催。这两笔的窗口一个剩11天，一个剩26天。要是再晚半个月查，就是4万块的票彻底凉掉。这里我认个错：批量跑完一定要回看结果列表，失败、未知、待确认都得当场处理，别只看进度条走完就以为万事大吉，进度条不会替你背锅。
第三步：补开能补的，一个晚上加一个上午
41笔里，29笔还在90天窗口内。当晚我把它们全部重新勾选提交，让它在后台挂着跑，中间去洗了个澡，回来就差不多了。剩下12笔是上半年确认收货的老单，窗口已经关了，整理成一张清单：订单号、店铺、金额、下单时间，周六上午挨个联系商家。一共涉及9家店铺，消息发过去回复快慢不一，有一家直接说开不了、系统锁了，有一家问我要不要加税点。
一周后统计：窗口内的29笔开出27笔，剩两笔商家一直拖着，其中一家后来店铺都关了；过窗的12笔补回6笔，都是小单，商家好说话。最终真没票的8笔，合计1.2万左右，这部分只能让张会计按无票处理，该调增调增。说句实在话，多多开票助手（官网duoduoke.net）点不进已经关闭的申请入口，过期票只能靠商家配合，这个别抱幻想，工具管的是别再产生新的过期票。
第四步：下载归档全部发票源文件，四十分钟
今年已开票的三百多张，之前零零散散下过一部分，这次统一批量下载，打包成ZIP按月份存好，OFD、PDF都收。这一步顺手补齐了两张7月的票，当时商家开了我没下，要不是这次普查，年底又要翻账。四十分钟搞定，放去年这活手点得做一下午。下载完的订单，面板里会留下已下载的记录，下次再跑不会重复下，这个去重逻辑省了不少心。
第五步：整理台账，一小时出头
把导出的CSV、补开记录、商家沟通结果合成一张总表：订单号、日期、商品、店铺、金额、票种、发票状态、下载状态、备注。给张会计一份，自己留一份。中间纠结过两笔的状态怎么标，商家说开了，面板还没刷新，后来统一标注待确认，不瞎填。这张表以后每月1号更新一次，五分钟的事，总比年底补半年的账强。
剩下的这个9月，我的时间安排
摸底做完了，后面按周走：每周五花二十分钟，状态面板过一遍本周新收货的订单，未申请的当场申请，申请了超过一周没动静的，周末联系商家；9月中旬之前，把6月中旬以前确认收货的订单全部清零，给90天窗口留足余量；9月最后一周，把当月的票全部下载归档，台账更新完发给张会计，双节放假前再整体过一遍。
十月的上报是张会计的专业领域，我能做的就是把票和台账弄得清清楚楚，让她要什么有什么。采购数据这碗饭，平时糊弄，年底总得还，早晚的事而已。
常见问题
我单子少，手动对一遍行不行，为什么非要工具？
单子少当然可以。工具解决的是单量上来以后的三个问题：逐单进申请页的重复劳动、漏单、以及结果没记录。订单量小的话，最值得抄的是定期对状态这个习惯，工具只是把对账和批量动作变快。免费版可以先拿真实订单试，值不值得，试完你自己心里有数。
导出的CSV在Excel里会不会乱码、订单号变成科学计数法？
不会。CSV带UTF-8的BOM，Excel直接打开中文不乱码；订单号这类长数字做了文本保护，不会变成科学计数法。这也是我敢直接把表甩给张会计的原因，她拿到手不用再折腾格式，直接能筛能透。
多账号、多主体的订单能一起管吗？
拼多多支持绑定和切换多个买家账号，每个账号的订单各自查、各自导出。台账建议按账号或主体分开导再合并，不同主体的账不要混在一张表里，报税的时候说不清。1688的抬头管理是独立的，注意别把不同公司的抬头搞串。
这个月才发现有缺口，窗口外的票是不是全完了？
不全完，但别拖。窗口内的先补，窗口外的整理成清单联系商家，店还在、商家愿意配合，就有得谈，就像我这回补回了6笔。重点是以后别再产生窗口外的票，让补票从常态变成极少数。90天窗口这个数以平台实际规则为准，我是按它排的计划，建议你也按它排。