我以前过完年回来，第一件事是处理订单和发货，发票那摊事能拖到三四月。
拖的后果是每年都一样的：三四月想起来要清的时候，年前那批订单的窗口已经过了好一部分，补都补不回来。
连续两年这么吃亏之后，我把清票挪到了开工第一周。两小时，做完就翻篇。
为什么必须是开工第一周
先说清楚为什么是这个时间点，因为这不是随便挑的。
第一个原因是时间窗口。年前那批订单，大部分是十一二月下的，确认收货可能在一月。开票有时间限制，具体多长各平台不一样，以最新规定为准。开工第一周动手，年前的单子基本都还在窗口内。拖到三月，最早那批就悬了。
第二个原因是记忆。刚过完年，年前的事还记得住。某笔为什么没申请、某家为什么一直没回，这些细节过一个月就全忘了。忘了就只能重新查，或者干脆跳过。
第三个原因是商家状态。年后很多商家开工比我们晚，但也有不少初八就正常了。早联系，他们刚开始处理积压，你的单子排得靠前。等到二月中下旬，大家都开始催，就慢了。
这三个原因叠加，让开工第一周成为最合理的时间点。早了没必要，晚了代价大。
第一步：把未完成的挑出来，二十分钟
我先导出年前那段时间的订单，按发票状态筛一遍。
导出来的表里本身就有发票相关的状态字段，不用自己判断，直接看就行。我要找的是两类：没申请过的，和申请了但还没开出来的。
没申请过的，我会在这一步直接判断还要不要。有些我年前就决定不要了，标上状态，不再管。剩下的当场申请，别拖。
申请了没开出来的，这是重点。我把它们按时间排一下，看最久的那笔是什么时候申请的。超过一个月的，我会单独拎出来优先处理。
这一步的关键动作是"筛"，不是"看"。我以前的做法是翻订单列表一笔笔看，既慢又容易漏。用状态筛，二十分钟能筛完几个月的量。
第二步：能补的当场补，四十分钟
筛完之后，手上有一个待办列表。接下来就是逐个处理。
还在窗口内的，直接点申请。这个没什么好说的，动作越快越好。
申请过但没反应的，联系商家。我用的话术很固定：报订单号，说这笔的发票申请还没处理，问什么时候能开。不说"麻烦帮我催一下"这种模糊的话，直接问时间点。
这里有个经验：年后联系商家，第一句话最好加一句"新年好"。听起来是废话，但年后第一周大家都在互相打招呼，你不加显得突兀。这是小事，但影响对方的回应速度。
联系完之后，我在台账里记一下联系日期。这样下次再看的时候，能知道这笔已经推过一次了，不是没人管。
第三步：整理归档目录，三十分钟
年前攒了一批票，有些下载了随手放着，有些还在平台里没下。这一步就是把它们归位。
我先把该下载的下载完。这一步容易被忽略，因为票在平台上"看得到"，感觉已经有了。但只要没下到本地，它就不在你的掌控里。
下载下来之后，按我固定的目录结构放好。我的结构是年份下面分季度，文件名带订单号。具体怎么分我在讲归档那篇里写过，这里不重复。
整理的时候我会顺手做一件事：检查有没有重复的和缺号的。同一笔订单存了两份的情况我遇到过，一般是下载了两次。缺号的情况更值得注意，说明有的票可能没下全。
第四步：更新台账，三十分钟
最后一步是把台账刷新一遍。
年前那段时间的记录，很多是"已申请"或者"商家说会开"这种中间状态。年后核实一遍，把能确认的改成终态：收到了、还是确认拿不到。
确认拿不到的，我会写清楚原因。是超时了、是商家不配合、还是我主动放弃的。这个标注很重要，半年后有人问起来，我能立刻回答。
台账更新完之后，我会看一眼整体的完成率。不用算得很精确，大致知道去年这一年的票拿到了几成就行。这个数字的意义是跟前一年比，看有没有变差。如果明显变差了，说明流程上有问题，得找原因。
做完这四步之外，我还会做一件小事
清完之后，我会把开票资料重新核对一遍。
理由是过了一年，公司的抬头、地址、电话、开户行这些，有可能变了。尤其是年初，很多公司会换办公室、换银行。
核对花五分钟，对着我存在手机里的那段固定文字，一项项看。有变化的就更新，然后重新发给常用的几家供应商。
这件事本来不在我的清票流程里，是有一年吃过亏之后加进去的。那年我们换了办公地址，我忘了更新，开了大半年的票地址还是旧的。虽然不影响票的效力，但看着别扭，改起来也麻烦。
如果年前就已经清过一遍呢
有人年前做得比较彻底，那年后这个动作可以简化。
我的判断标准很简单：年前的清票和现在隔了多久。如果隔了一个月以内，那只需要做事后两步，也就是归档和台账，前面两步可以跳过。
如果隔了一个月以上，尤其是跨了春节假期，那就老老实实四步走完。假期这段时间商家不处理，积压的单子会比较多。
还有一种情况：年前根本没清，年前那批订单一直放着。这种情况年后这一遍就更要做，而且要多留点时间，因为待办会明显更多。我第一年就是这样，两小时不够，做了大半天。
常见问题
两小时够吗？我订单量比较大。
看量。我一年几千笔，两小时够，因为大部分是已经完成的，真正要动的是少数。如果你一年几万笔，那筛的时间会明显变长，但也就多一两个小时。真正耗时的不是筛，是联系商家那一步，对方回得慢你只能等。
商家年后还没开工怎么办？
正常，我一般等到正月十五之后再看。这段时间先把能做的做完：该申请的申请、该下载的下载、台账更新到能更新的程度。联系商家那一步等到对方开工再说。我会在台账里标一下"等开工"，避免自己忘了还有这么一笔。
年前的订单现在申请，会不会已经超期了？
有可能。按订单完成时间算，年前十一月的单子到年后开工，确实有风险。所以第一步筛的时候，我会把时间最早的排在最前面优先处理，能抢回来几笔是几笔。具体时限各平台不一样，以平台最新规定为准。
清票和季度盘点是不是重复了？
有点重叠，但角度不同。季度盘点是查漏，重点在"有没有漏"；年后这一次是收尾，重点在"年前那批结了没有"。如果要合并，我建议保留年后这一次，因为它的时间窗口意义是季度盘点替代不了的。季度盘点可以往后挪一周。
要不要趁这个时候把供应商也梳理一遍？
我会在清票的时候顺手记录，但不专门做。比如哪几家催了很多次才开、哪几家主动开得很快，这些心里有数就行，做个简单标注。真正的供应商评估是另一件事，需要更全面的数据，不适合塞在这两小时里。